Dans sa forme la plus simple, un système pour la réservation de salles de réunion permet aux utilisateurs du bâtiment de sélectionner un espace donné et de le réserver à une utilisation individuelle ou collective pour une certaine durée. Cette formule de base tolère de nombreux aménagements, qui bien souvent ne nécessitent pas l’intégration de capteurs. Les systèmes de réservation proposent les fonctionnalités suivantes :
- Limitation de l’accès à certaines pièces
- Réservation de services ou de matériel simultanément à la réservation de la pièce
- Attribution automatique de temps pour la mise en place et le nettoyage
- Annulations
- Dates d’indisponibilité
- Processus de confirmation de réservation et d’enregistrement
- Multiples points de contact pour les réservations
Une GMAO complète répond à l’ensemble de ces besoins — et bien plus encore. Un système de réservation intelligente se distingue d’un système de réservation GMAO traditionnel en ce qu’il est capable de collecter les données sur l’utilisation réelle des pièces et d’y répondre. Ainsi, un système de réservation intelligent ne se limite pas à la simple gestion d’espaces et de durées.
Améliorer les réservations de salles de réunion grâce aux données d’utilisation en temps réel
Le fonctionnement d’un système de réservation intelligente s’appuie sur des capteurs installés dans des espaces réservables, tels que les salles de conférence ou les postes de travail. Ces capteurs contrôlent si (et, suivant le type de capteur, par combien de personnes) une salle est utilisée — indépendamment de la réservation elle-même. Cette connaissance peut grandement améliorer l’efficacité de l’utilisation des espaces dans l’ensemble du bâtiment.
Par exemple, le simple fait de savoir si une salle réservée est utilisée ou non peut être utilisé pour contrôler les « réunions fantômes ». Ces réunions se produisent fréquemment lorsque quelqu’un fixe une réunion récurrente pour une durée « juste au cas où ». S’assurer ainsi la disponibilité d’un espace peut être très pratique, mais empêche son utilisation par d’autres personnes. La collecte de données en temps réel par les capteurs répond à ce problème en offrant la possibilité de libérer automatiquement un espace si celui-ci reste inoccupé pendant un certain temps après le début de la réunion, 10 minutes, par exemple. L’expérience de nos clients révèle un avantage supplémentaire à ce système : la mise en œuvre d’un contrôle en temps réel des salles entraîne un changement de comportement. Après le déploiement de capteurs, le nombre de réservations fantômes chute de façon spectaculaire, rendant les espaces de collaboration plus facilement accessibles à toute l’équipe.
Inversement, les capteurs peuvent également être utiles lorsqu’un espace n’est pas réservé mais qu’il est utilisé. Les systèmes intelligents de réservation de salles de réunion peuvent enregistrer et afficher les espaces occupés sans réservation. Cela indique aux gestionnaires du bâtiment que le système de réservation n’est pas utilisé comme prévu et permet aux autres utilisateurs de choisir des salles disponibles différentes pour des réservations ad hoc.
Améliorer les réservations de salles grâce aux données d’utilisation en vue de la planification à long terme
Au-delà de l’intérêt qu’elles présentent pour la gestion en temps réel des espaces disponibles, les données d’utilisation liées à un système de réservation fournissent également de précieuses informations pour la planification à long terme. S’il est généralement possible d’ajouter à la réservation d’une salle un champ spécifiant le nombre des utilisateurs prévus, les données d’utilisation réelle offrent une bien plus grande précision.
L’importance de ces données est mise en évidence par la recherche, qui suggère que les salles ont tendance à être mal utilisées. Les grandes salles de conférence tendent à être utilisées par beaucoup moins de personnes que la capacité de la salle ne le permet, tandis que les petites salles sont souvent surchargées. Si le gestionnaire d’un immeuble constate que des salles de conférence sont systématiquement occupées en dessous de leur capacité, il peut les cloisonner, voire revoir la distribution des pièces, pour fournir un plus grand nombre d’espaces. Savoir combien de personnes se réunissent dans les petites salles peut également fournir des indications sur leur taille optimale.
Les recherches portant sur l’aménagement des bureaux indiquent que disposer du bon type de pièce au moment où les salariés en ont besoin est essentiel à leur « agilité », ce qui signifie moins de temps perdu à chercher des pièces et un niveau de satisfaction globalement plus élevé chez les utilisateurs du bâtiment.
Améliorer l’expérience utilisateur grâce aux données des capteurs
Ce dernier point met en évidence une caractéristique déterminante des réservations intelligentes : si elles offrent de nombreux avantages aux gestionnaires de bâtiments, les bénéfices sont également substantiels pour les employés et les visiteurs. Dans l’environnement sanitaire actuel, les utilisateurs des bâtiments peuvent apprécier la valeur ajoutée des déclencheurs automatiques de nettoyage, ainsi que la possibilité de vérifier à l’avance s’ils vont ou non croiser quelqu’un d’autre dans une pièce qu’ils s’attendaient à voir vide. Une nouvelle fonctionnalité de nombreux systèmes de réservation intelligente permet de connaître l’encombrement des étages ou des espaces, ce qui présente des avantages non seulement pour la santé, mais aussi pour l’anticipation des niveaux de bruit.
Les assistants personnels permettant les réservations intelligentes peuvent également offrir de nombreuses autres fonctionnalités facilitant la vie des usagers des bâtiments, depuis l’affichage en temps réel de données relatives aux transports publics jusqu’aux informations sur la température ou encore la qualité de l’air. Au fil du temps, ces applications devraient pouvoir apprendre les préférences des utilisateurs en matière de type de pièces, de type de services, ou de moment où ils souhaitent programmer des réunions, et faire des suggestions en conséquence. Avec les progrès de l’apprentissage statistique et de l’intelligence artificielle, ces systèmes pourront à terme se coordonner sur plusieurs utilisateurs, converger vers des préférences communes et offrir une meilleure expérience utilisateur générale.
Ce billet sur les réservations intelligentes de salles de réunion est la troisième partie d’une série de blogs consacrée à la GMAO+. Les articles précédents présentaient le concept de la GMAO+ et traitaient du nettoyage intelligent. Si vous souhaitez recevoir des notifications vous informant de la parution des futures entrées de cette série ou d’autres articles par Spacewell, veuillez vous inscrire ici
