En el mundo empresarial en constante evolución de hoy en día, donde el 70% de los costos operativos están vinculados a la gestión de instalaciones, desarrollar una sólida estrategia de gestión de instalaciones no solo es beneficioso, sino esencial.
La gestión de instalaciones va más allá de supervisar edificios físicos; mejora la eficiencia y la longevidad de los activos de una organización, garantizando un entorno de trabajo seguro y productivo para todos. Pero, ¿qué hace destacar a una estrategia de gestión de instalaciones y cómo pueden las empresas adaptar dicha estrategia a sus necesidades únicas? Adentrémonos en los detalles.
¿Qué es una estrategia de gestión de instalaciones?
Empecemos por lo más básico, una estrategia de gestión de instalaciones es un plan integral que describe cómo se gestionarán y mantendrán los activos físicos y el entorno de una organización para apoyar sus operaciones comerciales principales. En ella se incluyen una amplia gama de funciones, desde la planificación del espacio y el mantenimiento de la infraestructura hasta los protocolos de seguridad y la sostenibilidad ambiental. ¿El objetivo? Optimizar el rendimiento de las instalaciones, prolongar los ciclos de vida de los activos y, en última instancia, impulsar la eficiencia organizativa y la rentabilidad. La estrategia va más allá de reparar lo que está roto; garantiza la creación (proactiva) de espacios que impulsan la productividad y la innovación.
4 razones por las cuales las empresas tienen o necesitan una estrategia de gestión de instalaciones
Una estrategia de gestión de instalaciones bien definida es la columna vertebral de la excelencia operativa. Permite a las empresas:
- Reducir costos: mediante la optimización del uso de los activos y la implementación de mantenimiento preventivo, las empresas pueden reducir significativamente los gastos operativos. La rentabilidad económica del mantenimiento predictivo generalmente oscila entre el 12% y el 25%.
- Mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo: un enfoque estratégico de la gestión de instalaciones garantiza que las instalaciones cumplan con los estándares regulatorios y proporcionen un entorno seguro para los empleados y visitantes.
- Impulsar la productividad: las instalaciones bien mantenidas y gestionadas eficientemente contribuyen a un entorno de trabajo más productivo y satisfactorio, lo que impacta directamente en el desempeño y la felicidad de los empleados. Mejorar la felicidad de los empleados puede resultar en un aumento del 20% en la productividad.
- Sostenibilidad: la incorporación de prácticas verdes dentro de las estrategias de gestión de instalaciones ayuda a las empresas a reducir su huella ambiental, alineándose con los objetivos globales de sostenibilidad y las ambiciones de la marca.
Componentes clave de una estrategia de gestión de instalaciones
Una estrategia efectiva de gestión de instalaciones es multifacética, diseñada para garantizar el funcionamiento y la sostenibilidad de los activos físicos y el entorno laboral de una empresa.
Gestión de activos
En su núcleo, incluye la gestión de activos, que se centra en el mantenimiento y la mejora de las propiedades físicas para un rendimiento óptimo, como la implementación de un programa de mantenimiento preventivo para sistemas HVAC para extender su vida útil. Al programar proactivamente tareas de mantenimiento, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de fallos del equipo, aumentar el tiempo de actividad y la disponibilidad del equipo, y reducir los costos de reparación de emergencia.
Optimización del espacio
La optimización del espacio es otro componente crucial. Este aspecto implica el uso eficiente de los espacios de trabajo para adaptarse a las necesidades y estilos de trabajo en evolución de la empresa, como reconfigurar los diseños de oficinas para apoyar modelos de trabajo híbridos.
Gestión energética
La gestión energética es clave para reducir el consumo y los costos, con iniciativas como la modernización de edificios con iluminación LED para mejorar la eficiencia energética y contribuir a objetivos económicos y ambientales. Utilizar un Sistema de Gestión Energética (SGE) para supervisar el uso de energía dentro de tu organización puede resultar en ahorros energéticos potenciales de hasta un 30%.
Seguridad y el cumplimiento normativo
Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo es fundamental, lo que requiere estrategias para cumplir con los estándares regulatorios de salud, seguridad y específicos de la industria. Los simulacros de seguridad periódicos y las auditorías son parte integral de una estrategia de gestión de instalaciones próspera.
Tecnología de vanguardia
Por último, la integración de tecnología de vanguardia, incluyendo IoT y IA, mejora los procesos de gestión de instalaciones. Por ejemplo, utilizando sensores inteligentes paramonitorear y ajustar la iluminación y la temperatura en tiempo real para aumentar la comodidad y la eficiencia. Juntos, estos elementos forman un enfoque integral de gestión de instalaciones que respaldan el éxito y la eficiencia globales de las operaciones de propiedades e instalaciones.
Implementar la estrategia de gestión de instalaciones
Implementar una estrategia integral de gestión de instalaciones es un proceso crítico para las organizaciones que buscan optimizar sus activos físicos y entornos laborales. Este proceso implica una mezcla reflexiva de planificación, tecnología y mejores prácticas para garantizar que las instalaciones no solo cumplan con las necesidades operativas actuales, sino que también se adapten a las necesidades del futuro.
1) Evaluación de la situación actual de la gestión de instalaciones
En primer lugar, la planificación estratégica comienza con una evaluación exhaustiva de la estrategia actual de gestión de instalaciones de tu organización. Es crucial tener una imagen clara de dónde se encuentra tu organización antes de trazar hacia dónde ir. Este mapeo implica evaluar la capacidad y utilización de tus instalaciones: indicadores clave que guían la toma de decisiones en la gestión de instalaciones. Al comprender estos elementos, puedes identificar áreas potenciales de mejora o expansión, asegurando que el plan de gestión de instalaciones respalde los objetivos a largo plazo de la organización.
Después de comprender cómo funciona actualmente la gestión de instalaciones, el siguiente paso es comprender cómo se ve el éxito: ¿se trata de optimizar la utilización del espacio, mejorar la productividad de los empleados o tal vez implementar prácticas sostenibles? Una vez que estos objetivos están definidos, el siguiente paso es desarrollar una guía de planificación de gestión de instalaciones que describa los pasos específicos necesarios para alcanzar estos objetivos.
En el proceso de alinear las estrategias de gestión de instalaciones con los objetivos organizacionales, es crucial ver el plan de gestión de instalaciones no solo como una serie de tareas para mantener activos físicos, sino como un marco estratégico que impulsa la organización hacia adelante. Esta alineación garantiza que cada decisión tomada dentro de la gestión de instalaciones contribuya directamente a los objetivos más amplios de la organización, ya sea mejorar la productividad, la sostenibilidad o el bienestar de los empleados.
2) Implementación del plan en la organización
Con un plan estratégico en mano, el enfoque se desplaza hacia la implementación. Esta fase implica poner el plan en acción a través de una gestión detallada del proyecto, asignación de recursos y planificación. Es crucial mantener líneas abiertas de comunicación con todas las partes interesadas para garantizar su compromiso y minimizar las interrupciones en las operaciones. La implementación efectiva también requiere flexibilidad: pueden surgir desafíos imprevistos, lo que hace necesario ajustar el plan. El seguimiento de los avances con respecto a los hitos del plan da paso a intervenciones oportunas y mantiene el proyecto en el buen camino.
Para lograr esto, los gestores de instalaciones deben poseer habilidades de gestión de proyectos de primera categoría, coordinando cuidadosamente con proveedores, contratistas y equipos internos. Necesitan alinear continuamente los esfuerzos y asegurarse de que todas las actividades contribuyan a los objetivos estratégicos. Sus responsabilidades a menudo incluyen supervisar renovaciones, implementar nuevas tecnologías y reconfigurar espacios para mejorar la eficiencia y funcionalidad.
3) Monitoreo del plan de gestión de instalaciones
Monitorear el plan de gestión de instalaciones implica revisiones periódicas para evaluar su funcionamiento frente a los objetivos establecidos. Esta supervisión continua garantiza que las operaciones se alineen con la estrategia organizacional más amplia, permitiendo ajustes en tiempo real. Al evaluar, por otro lado, los gestores de instalaciones profundizan en los datos. Analizan los datos y la retroalimentación para comprender la efectividad del plan de gestión de instalaciones. Este paso es crucial para alcanzar los éxitos, identificar áreas de mejora y tomar medidas basadas en estos datos.
4) Evaluación y actualización de la estrategia
La adaptación y actualización es la fase final, pero continua. El mundo empresarial está en constante cambio, al igual que las necesidades de las instalaciones. Adaptar el plan de gestión de instalaciones garantiza que siga siendo relevante y efectivo. Ya sea integrando nuevas tecnologías, respondiendo a cambios en la dinámica laboral o implementando iniciativas de sostenibilidad, la flexibilidad es clave. Al adoptar una cultura de mejora continua, aseguras que tu estrategia de gestión de instalaciones no solo cumpla, sino que incluso supere las expectativas. Esta actitud y las acciones en sintonía ayudan a impulsar a tu organización hacia su visión.
Seguimiento del rendimiento de la estrategia de instalaciones
La medición del rendimiento es fundamental para el éxito de cualquier estrategia de gestión de instalaciones. Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) como los costos operativos, la eficiencia energética y las tasas de utilización del espacio proporcionan información valiosa sobre qué tan bien está funcionando la estrategia. Revisiones periódicas y ajustes basados en estos indicadores garantizan que la estrategia permanezca alineada con los objetivos organizacionales y se adapte a las necesidades cambiantes.
Para hacer un seguimiento de estos KPIs, los gestores de instalaciones pueden aprovechar el software avanzado de gestión de instalaciones y los sensores IoT que recopilan datos en tiempo real, proporcionando información continua sobre las operaciones y rendimiento de las instalaciones. Analizar las tendencias y desviaciones en estos KPIs ayuda a identificar áreas que requieren atención. Por ejemplo, comprender los patrones de ocupación del espacio de oficina ayuda a determinar formas de reducir espacio y costos. A través de este ciclo continuo de medición, análisis y ajuste, el rendimiento de las instalaciones puede mejorarse sistemáticamente para cumplir y superar los objetivos organizacionales.
Cómo el software mejora tu estrategia de gestión de instalaciones
En el panorama en constante evolución de la gestión de instalaciones, la integración de la tecnología se ha convertido en un pilar fundamental para el desarrollo y la mejora de las estrategias de gestión de instalaciones. Spacewell se sitúa a la vanguardia de esta transformación, ofreciendo soluciones de primera clase y reconocidas que se alinean perfectamente con tu guía de planificación de gestión de instalaciones. Nuestro software ayuda a simplificar las operaciones y ofrece información que mejora la eficiencia, la sostenibilidad y la rentabilidad en diversos aspectos de la gestión de instalaciones.
En el corazón de nuestras soluciones está la capacidad de convertir datos en decisiones. Nuestras herramientas empoderan a los gestores de instalaciones como tu con análisis en tiempo real y capacidades de mantenimiento predictivo, asegurando que cada aspecto de tu plan de gestión de instalaciones esté optimizado para un rendimiento máximo.
Recuerda que, para cualquier duda o comentario, puedes ponerte en contacto con nosotros aquí.
