La experiencia del empleado en el lugar de trabajo (híbrido) es un tema candente estos días. Nuestra experiencia en el trabajo viene determinada en gran medida por nuestros compañeros, el contenido del trabajo y el entorno en el que trabajamos. Pero los servicios en el lugar de trabajo también desempeñan un papel importante a la hora de proporcionar una gran experiencia al empleado.
Aunque las capacidades humanas siguen siendo esenciales para prestar un buen servicio, las herramientas informáticas pueden agilizar el proceso, hacerlo más eficiente y reducir costes. Además, el uso de datos de sensores puede hacer que los servicios en el lugar de trabajo sean más dinámicos y estén mejor orientados, de modo que se presten cuando y donde más importa. En esta entrada del blog, examinaremos más detenidamente cómo el IoT puede ayudar a crear servicios más dinámicos en el lugar de trabajo.
La importancia de los servicios y comodidades en el lugar de trabajo
77,2, ése es el porcentaje de empleados de todo el mundo que califican el té, el café y otros refrigerios como una característica importante del lugar de trabajo, según datos de 2021 de Leesman, empresa especializada en medir la experiencia en el lugar de trabajo. Una puntuación alta, superior a la importancia concedida a los niveles de ruido, por ejemplo. ¿Sorprendente? No tanto. En cualquier caso, es una clara ilustración de la importancia que los empleados conceden a los servicios en el lugar de trabajo. Pero aunque tendemos a dar por sentadas cosas como un buen café y unos aseos limpios en la oficina, requieren una supervisión diaria.
Gestionar los servicios del lugar de trabajo con flujos de trabajo integrados
La columna vertebral para llevar a cabo operaciones y servicios de instalaciones eficientes y orientados al rendimiento es el software IWMS (Sistema Integrado de Gestión del Lugar de Trabajo). Un sistema de este tipo suele ser modular e integrado en distintos ámbitos (por ejemplo, reservas, gestión de espacios, gestión de servicios, contratos, mantenimiento, gestión de propiedades). Eso significa que puedes empezar poco a poco y ampliar el sistema a medida que evoluciona tu organización. Cuando añadas dominios IWMS adicionales, se integrarán de forma nativa con lo que ya estés utilizando (una ventaja clave frente a las soluciones puntuales). Con un IWMS bien integrado, gestionas todo en un solo lugar («única fuente de verdad») y los procesos relacionados están conectados. Así, cuando un técnico utilice piezas de recambio en las instalaciones de un cliente, los niveles de existencias de mantenimiento se ajustarán automáticamente. Y cuando se alcance un umbral preestablecido, estas piezas se volverán a pedir automáticamente. También se realiza un seguimiento del tiempo empleado por el técnico en un trabajo y se utiliza para la facturación. Y una aplicación móvil permite a los equipos de campo acceder a toda la información relevante a distancia y gestionar su trabajo sobre la marcha.
Servicios dinámicos en el lugar de trabajo
Los datos de los sensores pueden mejorar los servicios de los edificios y lugares de trabajo de muchas maneras. Desde la limpieza y el mantenimiento, hasta la restauración y el suministro de equipos. Los sensores pueden implementarse para apoyar un único caso de uso. Por ejemplo, sensores de recuento de puertas en baños que activan la limpieza. Los sensores también pueden utilizarse para habilitar múltiples escenarios. Por ejemplo, sensores de ocupación en salas de reuniones. Aunque sirven principalmente para conocer el uso del espacio y ayudar a los trabajadores a encontrar fácilmente salas libres, los datos derivados de ellos también pueden utilizarse para optimizar la limpieza. Por ejemplo, ajustando las frecuencias de limpieza en función de las tendencias de uso, o para generar una orden de trabajo automática cuando una sala queda libre después de una reunión. O incluso omitir por completo la limpieza cuando la sala no se ha utilizado, ahorrando tiempo y suministros y liberando a los limpiadores para otras tareas. Para que esto sea práctico, los limpiadores reciben un dispositivo digital que muestra las órdenes de trabajo en planos de planta digitales. Un ejemplo de ello es el hospital AZMM, que equipó a su equipo de más de 100 limpiadores con tabletas digitales (acopladas a los carros de limpieza para mayor comodidad) con una aplicación de servicio inteligente. Al eliminar el papel, esta nueva forma de trabajar aumentó la capacidad de limpieza y la motivación del equipo, redujo los costes anuales de limpieza e incluso facilitó una respuesta COVID-19 más rápida.
Mejorar la asignación de recursos con información sobre la utilización
Mientras que el IWMS proporciona la base para una prestación de servicios eficiente y rentable, una plataforma IoT ofrece información adicional sobre la utilización. El uso real de un edificio evoluciona constantemente y a menudo difiere de lo que imaginamos. Hoy en día, con mucha incertidumbre sobre la utilización de las oficinas tras la pandemia, esto es aún más cierto. Y hasta que los responsables del lugar de trabajo no comprendan cómo utilizarán la oficina los distintos empleados en el nuevo panorama laboral, es difícil saber qué ajustar. Una información fiable y actualizada sobre cómo se utiliza un edificio es, por tanto, más crítica que nunca para tomar decisiones inteligentes. Obviamente, los sensores son mucho mejores que los humanos para hacer un seguimiento objetivo de la ocupación y la utilización. La información basada en datos y visualizada en planos de planta y cuadros de mando es esencial no sólo para dimensionar correctamente el espacio de oficinas y optimizar su configuración, sino también para planificar con éxito servicios ágiles en el lugar de trabajo en un entorno de oficinas cambiante. Y para poder reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes, como en el caso de AZMM comentado anteriormente. Durante las sucesivas oleadas de COVID-19, el equipo de limpieza de AZMM recibió actualizaciones frecuentes en sus dispositivos digitales. Podían ver al instante en planos de planta codificados por colores qué zonas estaban fuera de los límites. Y para mayor seguridad, también recibían órdenes de trabajo personalizadas con procedimientos de seguridad, higiene y desinfección adaptados.
Mejorar la capacidad de respuesta con datos en tiempo real
Los datos de los sensores del edificio mejoran nuestra visión de los patrones de uso general. Así nos ayuda a ajustar los horarios de servicio y optimizar la planificación de recursos. Pero los datos de los sensores también pueden impulsar una mayor capacidad de respuesta en tiempo real. Por ejemplo, cuando los sensores captan valores de temperatura o humedad fuera del rango normal, la plataforma puede activar una orden de trabajo en el IWMS para revisar la climatización. Mediante reglas establecidas en el software, se envían alertas automatizadas al proveedor de servicios de mantenimiento correcto. De este modo, la resolución de incidencias será más rápida e incluso se podrán evitar las reclamaciones.
Otro ejemplo es la limpieza inteligente. Si los sensores detectan que una reunión ha terminado antes de tiempo, la plataforma puede enviar una tarea al móvil de un limpiador para que la sala limpiada esté disponible más rápidamente. A la inversa, si no se ha presentado nadie, se notifica al limpiador que no es necesario rellenar la orden de trabajo, ahorrando tiempo y suministros.
Para el catering, los sensores de afluencia pueden proporcionar información útil para ajustar el número de comidas y servir los alimentos más frescos posibles. Los sensores de recuento de personas también pueden mostrar lo larga que es la cola, para que la gente pueda repartir su visita a la cafetería. Esto no sólo ahorra tiempo a los empleados esperando en la cola, sino que también evita la necesidad de traer personal de catering adicional para hacer frente a los picos.
Panorama general
Como sugieren los casos de uso anteriores, los datos de los sensores pueden impulsar un mantenimiento más inteligente de los activos y unos servicios más dinámicos en el lugar de trabajo. Aunque las ventajas son evidentes, la prestación de servicios no suele ser la fuerza motriz para añadir conectividad IoT a un IWMS. Sin embargo, cuando ya has adoptado una plataforma IoT para otros casos de uso (la optimización del espacio es innegablemente el número uno del mercado), tiene mucho sentido aprovechar la plataforma para habilitar también servicios más dinámicos en el lugar de trabajo.
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