- Encuentre y reserve fácil y rápidamente espacios de trabajo (compartidos) en oficinas de todo el país.
- El sistema de gestión del espacio de trabajo (WMS) proporciona información anónima basada en datos para adaptar mejor el entorno de trabajo a su utilización y para contribuir al trabajo híbrido, la captación de talentos, la sostenibilidad y el uso responsable del espacio.
El Gobierno central quiere que, de aquí a 2027, todos los funcionarios puedan trabajar en la ubicación que más les convenga. El trabajo híbrido es la norma y el sistema de gestión del espacio de trabajo permite este proceso. Tras una licitación única en Europa con jornadas de diálogo con proveedores y pruebas de usuario con empleados de la Administración, el Gobierno central ha elegido Spacewell como socio para la implantación de un sistema de gestión del espacio de trabajo (WMS).
André Weimar, director de Política de Contratación Pública, Instalaciones y Vivienda, Ministerio del Interior y Relaciones con el Reino: «El trabajo híbrido ha cambiado realmente el uso de las oficinas gubernamentales. Creemos que es importante que nuestro personal conozca mucho mejor la disponibilidad actual de lugares de trabajo y salas de reuniones y que pueda hacer reservas, lo que nos permite a todos utilizar mejor y más fácilmente las oficinas. El WMS también ofrece la posibilidad de encontrar y reservar espacios de trabajo más cerca de sus domicilios y colaborar más cómodamente en distintas partes del país, superando los límites organizativos, tanto dentro como fuera del gobierno y conjuntamente con la sociedad. Además, los conocimientos del WMS ayudan a empezar a utilizar nuestras oficinas de forma más eficiente.»
Flexibilidad y seguridad
Con el WMS, los empleados pueden ver con antelación y en tiempo real en planos de planta digitales dónde hay espacios de trabajo disponibles en un edificio, incluidas las instalaciones de cada lugar.
Martijn Cové, del Ministerio del Interior y Relaciones con el Reino: «El WMS ofrece a los empleados públicos comodidad, flexibilidad y seguridad. Todos pueden usar una misma aplicación para reservar un espacio de trabajo en las oficinas gubernamentales de todo el país. Eso significa, por ejemplo, que un día se puede trabajar o reunirse en equipo en Ámsterdam y otro día en Utrecht o Leiden, lo que resulte más conveniente en términos de tiempo de desplazamiento, composición del equipo o actividades.»
Información valiosa
Carina van den Heuvel, directora de Grandes Cuentas de Spacewell: «En Spacewell, estamos entusiasmados con este proyecto y con la forma en que surgió la colaboración, incluidas las pruebas de usuario durante la fase de selección para que los empleados del gobierno tuvieran voz en la elección del WMS, lo que no puede sino beneficiar su adopción. Con los datos de las reservas y los sensores, podemos ajustar con mayor precisión el entorno de trabajo según los deseos y necesidades de los empleados. Estamos muy contentos de contribuir a ello con nuestra solución Workplace.»
Privacidad garantizada
Tanto para el Gobierno central como para el socio seleccionado, Spacewell, la privacidad es esencial. Para medir la ocupación real, los sensores detectan si hay «algo» o «nada» en un espacio, sin cámaras. Los datos procedentes de las reservas, la ocupación y los sensores están anonimizados y no permiten identificar a las personas.
Pruebas piloto en oficinas gubernamentales
El contrato, de 20 años de duración, comenzará en otoño de 2023 con una prueba piloto en 8 oficinas gubernamentales en Den Bosch, Eindhoven, Utrecht, Ámsterdam, La Haya y Leiden. Se instalarán 14.500 sensores de movimiento en ocho oficinas gubernamentales desde otoño de 2023 hasta mediados de 2024. La inversión para la fase piloto es de 1,5 millones de euros. En función de la información y la experiencia adquiridas en el proyecto piloto, a finales de 2024 se decidirá si se implanta el sistema Workplace Management en más oficinas de la Administración.
Acerca del Ministerio de Interior y Relaciones con el Reino de los Países Bajos
El Ministerio de Interior y Relaciones del Reino de los Países Bajos es responsable, entre otras cosas, de la vivienda de las oficinas gubernamentales, las buenas prácticas de empleo y la tendencia al trabajo híbrido. Para más información sobre la visión gubernamental del trabajo híbrido, visite www.watwerktvooronsrijk.nl (en neerlandés).
