Naast verstoringen op de werkplek heeft de COVID-19-pandemie het profiel van de faciliteiten en het vastgoed in het algemene bedrijfsportfolio aangescherpt. In menig bedrijf hebben COVID-19-taakgroepen nieuwe afdelingen opgezet die hun zeg hebben in de besluitvorming op de werkplek. Dit betekent dat er misschien meer schakels zijn die een investering in nieuwe werkplekoplossingen in de weg kunnen staan, maar ook dat er potentieel meer bondgenoten zijn. De belangrijkste betrokkenen en hun belangen kennen en begrijpen, kan doorslaggevend zijn om innovatieve oplossingen zoals een FMIS+ te promoten.
De belanghebbenden identificeren
De voornaamste belanghebbenden bij beslissingen over vastgoed en faciliteiten verschillen afhankelijk van het bedrijf. Naast de facilitaire en vastgoedbeheerders zijn er nog andere belangrijke afdelingen, zoals personeelszaken, financiën en informatietechnologie. Een toenemend aantal bedrijven heeft ook hybride functies zoals ‘Hoofd werkplekervaring’ in het leven geroepen. Deze medewerkers kunnen een meer holistische kijk op investeringen hebben.
De belangen en bezorgdheden van iedere betrokkene lopen uit elkaar en er moet rekening mee worden gehouden bij het identificeren van het waardevoorstel. Zo zal een hr-manager meer geïnteresseerd zijn in een FMIS+ met slimme reserveringsmogelijkheden omdat die de productiviteit en de tevredenheid van de medewerkers verhogen. Een vastgoedbeheerder kan daarentegen voorrang geven aan gebruikssituaties die de huurkosten of uitbreidingsbehoeften verminderen, en heeft daarom misschien een voorkeur voor een slimme inrichting van de werkplek. Een facilitair manager wil wellicht de operationele kosten verlagen, terwijl een ICT-manager vooral zal willen weten hoe een FMIS+ de beveiliging zal beïnvloeden om er zeker van te zijn dat IoT-apparaten bijvoorbeeld geen verbinding maken met de bedrijfssystemen.
In veel gevallen hebben al deze betrokkenen complementaire belangen, maar die komen niet noodzakelijk overeen. In die situaties zouden de pleitbezorgers moeten gebruikmaken van het feit dat een FMIS+ een heel uitgebreide gebouwenoplossing is en hen in staat stelt om bondgenoten te zoeken in de diverse groep van belanghebbenden. Met krachtige, overkoepelende argumenten die rekening houden met alle potentiële gebruikssituaties en hoe deze heel de organisatie ondersteunen, is het mogelijk om een groot gedeelte van de organisatie op één lijn te krijgen.
Verantwoording en prestaties
Naast het communiceren van de mogelijke gebruikssituaties aan de juiste belanghebbenden, is het ook belangrijk om de interne verantwoording en prestatieverwachtingen in te bouwen om de bezorgdheden van al deze betrokkenen weg te nemen. In het productkeuze- en besluitvormingsproces moeten de voornaamste belanghebbenden de kans krijgen om vragen te stellen en te verduidelijken hoe zij de software zouden toepassen. Daarnaast moet men KPI’s vastleggen om na te gaan dat het product effectief wordt gebruikt.
Als de bezettingsgraad van de vergaderzalen verhogen bijvoorbeeld een van de kerndoelstellingen is, is het belangrijk dat de reserveringssystemen werken met alle belangrijke touchpoints in de organisatie (of dat nu Outlook, een mobiele app of een kiosk is). Op lange termijn is er een grondslag voor het gebruik nodig en ook een team om inzichten te verzamelen en interventies voor te stellen die het gebruik verbeteren. Bovendien moeten er regelmatige evaluaties plaatsvinden om ervoor te zorgen dat de benuttingsstrategieën werken. Uiteindelijk is het FMIS+ een krachtige tool, maar gegevens en analyses zijn één ding. Het volle potentieel komt pas tot zijn recht als inzichten leiden tot actie.
Dit is de laatste post van een tiendelige blogreeks over FMIS+. In eerdere berichten brachten we al het concept FMIS+ en verschillende onderwerpen rond gebruikssituaties ter sprake. Ontvangt u graag een melding over nieuwe bijdragen aan deze reeks en andere content waarin Spacewell nieuwe informatie of kennis deelt? Schrijf u dan hier in.
