FMIS+ is een relatief nieuwe technologie die mogelijk is gemaakt door de aanzienlijk lagere kostprijs en sterk verbeterde kwaliteit van sensoren. Toch ligt een zeer ingeburgerde technologie aan de basis ervan: het facilitymanagementinformatiesysteem (FMIS). Op het vlak van de implementatie brengt dit zowel uitdagingen als kansen met zich mee.
Het oude gaat op in het nieuwe
Een van de uitdagingen om een FMIS+ te implementeren, is dat de meeste grote organisaties al een FMIS hebben. Dat maakt een onmiddellijke uitrol van een uitgebreide oplossing niet altijd even praktisch. Sommige leveranciers van FMIS zoals Spacewell nemen beide onderdelen van het FMIS+ op in hun aanbod, maar dit geldt niet voor alle aanbieders van FMIS of smartbuildingsoftware. Ook de specifieke kenmerken en de focus van de softwareoplossingen verschillen naargelang de leverancier.
Een voor de hand liggende oplossing voor dit dilemma is het bestaande FMIS eenvoudigweg combineren met de gewenste smartbuildingoplossing om een functioneel FMIS+ uit te bouwen. Dit is doorgaans mogelijk en vereist gewoon een of andere vorm van integratie tussen beide systemen. Het nadeel van deze aanpak is dat het complex kan zijn om dit systeem op te zetten, vooral als er veel automatische triggers zijn die met verschillende systemen moeten communiceren.
Bovendien kunnen er problemen ontstaan als één of beide systemen een upgrade ondergaan. Wijzigingen of nieuwe functies in het systeem mogen dan wel voor een verbetering zorgen, maar de verbindingen tussen de afzonderlijke systemen kunnen afbreken, waardoor ze opnieuw moeten worden ingesteld. Dit coördinatieprobleem zal zich waarschijnlijk niet voordoen bij een volledig geïntegreerd systeem. De wijzigingen aan het FMIS of het smartbuildingplatform worden namelijk uitvoerig getest alvorens ze vrij te geven. Ten slotte sluit het gebruik van afzonderlijke leveranciers de mogelijkheid van schaalvoordelen uit, wat kan leiden tot extra licentiekosten.
Onmiddellijke of geleidelijke implementatie?
Ook kan een potentiële gebruiker ervoor kiezen om zijn FMIS te vervangen door heel zijn systeem naar een enkele leverancier van FMIS+ te migreren. Met deze aanpak zijn de genoemde dilemma’s zoals integratie, upgrade en kosten van de baan, maar het kan een intimiderende taak zijn door de omvang en complexiteit van een FMIS.
Bedrijven die zo’n grote stap niet in één keer willen zetten, kunnen ervoor kiezen om add-ons aan hun smartbuildingsysteem toe te voegen die enkele functies van een FMIS vervullen (zoals een reserveringssysteem of onderhoudstickets). Daarnaast bestaan er ook lichtere versies van een FMIS. Hierover hadden we het in een recente blogpost van Spacewell over digitale transformatie. Beide opties stellen gebruikers in staat om gedeeltelijke versies van een FMIS uit te rollen die parallel aan het bestaande FMIS werken. Zo kunnen ze ervaring opdoen met het alternatieve systeem voordat ze overgaan tot een volledige migratie van het FMIS.
Uiteindelijk moeten organisaties die geïnteresseerd zijn in een FMIS+ een openhartig gesprek aangaan met meerdere aanbieders om hun opties voor de implementatie van FMIS+ te begrijpen en zich ervan te verzekeren dat hun voorkeursoplossing volledig voldoet aan hun behoeften. In dit gesprek is het belangrijk om aan de weet te komen of de softwareleverancier ook hardware produceert. Wanneer de softwareleverancier ook een hardwareproducent is, zijn er potentiële prijsvoordelen. Daar tegenover staat het risico dat de organisatie zich aan een specifieke hardwareoplossing bindt, waardoor ze belemmerd wordt in haar keuze uit de beste beschikbare technologieën in een snel evoluerende markt.
Best Practices: implementatie van FMIS+
Zoals we in deze blogreeks zagen, zijn er tastbare voordelen verbonden aan een FMIS+. Maar de kosten van een volledig FMIS en alle hardware die met een smartbuildingplatform gepaard gaan, kunnen aanzienlijk zijn. Voor organisaties met eenvoudige workflows en een kleine fysieke voetafdruk is het potentiële rendement van de oplossing misschien niet voldoende om de investering van tijd en resources te rechtvaardigen. Dit kan wel veranderen als de prijzen van de hardware dalen. Met de huidige stand van zaken, komt de waarde van een FMIS+ beter tot zijn recht naarmate de schaal en complexiteit groter worden. Dat maakt het bijzonder geschikt voor complexe, innovatieve of grote organisaties met veranderende behoeften. Dan zijn datagestuurde inzichten in het ruimtegebruik zeer waardevol omdat ze verregaande optimalisatiemogelijkheden scheppen.
Zelfs voor een grote organisatie kan het raadzaam zijn om de smartbuildingoplossing in fases op te zetten, te beginnen met een enkel gebouw alvorens het uit te rollen over een volledig portfolio. Dit schept kansen om intern belanghebbenden en voorstanders voor de zaak te winnen en is meteen het onderwerp van de laatste blogpost in deze reeks.
Deze post over de implementatie van FMIS+ is deel 9 van een tiendelige blogreeks over FMIS+. In eerdere posts brachten we al het concept FMIS+ en verschillende onderwerpen rond gebruikssituaties ter sprake. Wilt u graag een melding krijgen wanneer een nieuwe post is verschenen of Spacewell nieuwe informatie of kennnis heeft gepubliceerd? Schrijf u hier in.
