Een agile werkomgeving opzetten is een cruciale stap voor bedrijven die hun medewerkers meer flexibiliteit en comfort willen bieden. Met een agile omgeving willen ze hun teams nauwer laten samenwerken, medewerkers productiever maken en hun betrokkenheid op lange termijn stimuleren.
De agile ruimte gaat een stap verder dan de flexibele werkplek. Zo’n werkomgeving vraagt dan ook meer voorbereiding en specifieke softwareoplossingen.
Wat is een agile werkomgeving?
Definitie van een agile werkomgeving
Een agile werkplek is een moderne werkomgeving die is uitgerust met mobiele digitale tools om medewerkers flexibel en activiteitgericht te laten werken. Zo willen bedrijven hun medewerkers de mogelijkheid bieden om hun taken te verrichten op een manier die voor hen comfortabel aanvoelt, altijd en overal. In de praktijk zijn medewerkers dan niet langer gebonden aan een vast bureau of speciale ruimtes. Bureaus en resources delen wordt de norm. De agile werkomgeving omvat doorgaans zittende en staande werkstations, zithoeken, vergader- en ontmoetingsruimtes en buitenwerkplekken.
De voordelen van een agile werkomgeving
Een agile ruimte biedt de medewerkers en managers van een bedrijf tal van voordelen:
- De medewerkers krijgen meer vrijheid om te kiezen hoe ze hun taken uitvoeren.
- Er is een nauwere samenwerking binnen en tussen teams.
- Er is meer vertrouwen, transparantie en openheid.
- De medewerkers halen voldoening uit hun werk en genieten van een betere balans tussen werk en privéleven.
- Blijere medewerkers zijn ook meer betrokken.
- Er is een grotere talentenpool om uit te rekruteren en minder personeelsverloop.
- Het bedrijf bespaart op ruimte, drukt de kosten en heeft een kleinere CO2-voetafdruk.
Enkele voorbeelden van agile werkplekken
Afhankelijk van de aard van zijn activiteiten, doelstellingen en resources kan een bedrijf verschillende soorten ruimtes inrichten die samen een agile werkomgeving vormen. We kunnen deze ruimtes in vijf hoofdcategorieën indelen:
- Concentratieruimtes
Dit zijn rustige ruimtes waarin medewerkers zich kunnen concentreren op complexe taken. Zo kunnen ze zich afzonderen om beter na te denken of om te bellen. Vooral voor introverte mensen, die gevoeliger zijn voor externe prikkels, bieden ze ook de mogelijkheid om even te ontsnappen aan de drukte of afleiding in open ruimtes. - Open ruimtes
In een open ruimte zijn er geen scheidingswanden. Medewerkers verrichten hun taken dus niet afgezonderd in hokjes of in hun bureau. Open ruimtes, die vaak een groot deel van het kantoor beslaan, maken het voor medewerkers gemakkelijker om vaker contact te hebben met elkaar. Ze zijn bedoeld als een omgeving die de creativiteit stimuleert, bijvoorbeeld voor teamprojecten. - Resourceruimtes
In deze ruimtes staan alle nodige tools om bepaalde taken uit te voeren: printers, scanners, kantooruitrusting … Zo willen bedrijven vermijden dat medewerkers die zulke taken uitvoeren hun collega’s storen tijdens het werk. - Ontspanningsruimtes
Dit zijn gemeenschappelijke ruimtes waar medewerkers even weg kunnen van hun bureau en hun batterijen kunnen opladen. Ze zijn ideaal voor sociaal contact en informeel overleg tussen collega’s. In deze ruimtes wisselen mensen van verschillende afdelingen makkelijker van gedachten en worden nieuwe banden gesmeed binnen het bedrijf. Bovendien zijn ze geschikt voor spontane vergaderingen.
- Veelzijdige kantoorruimtes
Dit zijn doorgaans ruimtes met een goede internetverbinding waar medewerkers met hun laptop even online kunnen gaan. Ze zijn bijvoorbeeld handig om snel een computer aan te sluiten of een mobiele telefoon op te laden. Of om snel te reageren op een e-mail of een telefoontje te doen tussen vergaderingen door.
Wat is het verschil tussen een flexibel kantoor en een agile werkomgeving?
Een flexibel kantoor (of flexkantoor) en een agile werkomgeving zijn niet zo verschillend van elkaar, maar een agile omgeving gaat een stap verder. In deze omgeving gaat het namelijk niet alleen om gedeelde ruimtes en flexibele zitplaatsen, maar ook om het welzijn van de medewerkers op lange termijn. Er komt dus meer bij kijken om zo’n ruimte in te richten.
Lees ook: 5 manieren waarop werkplekanalyses helpen een hybridekantoor optimaal te organiseren
Een gemeenschappelijke visie: open werkplekken
In beide gevallen beslaan open ruimtes het grootste deel van de werkplek. In een open werkplek kunnen medewerkers met elkaar communiceren zonder fysieke barrières. Bovendien vervagen de hiërarchische grenzen, met een betere samenwerking en meer transparantie tot gevolg.
Verschillen in visie
Waar het flexibele kantoor alleen in beperktere mate inspeelt op de noden van medewerkers, gaat het er op de agile werkplek net om die op maat in te vullen. Met andere woorden: alles draait om een heuse agile filosofie invoeren, zodat gerichter aan de behoeften van medewerkers kan worden voldaan. Om hun personeel controle te geven over de ruimte, het tempo en de werkplek, moeten bedrijven de situatie analyseren en de werkstijl van iedere medewerker duidelijk voor ogen houden. Alleen zo kunnen ze een omgeving opzetten waarin iedereen zich goed voelt.
Lees ook: Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen
Hoe zet je een agile werkomgeving met digitale ondersteuning op?
Gegevens verzamelen en die analyseren zijn belangrijke stappen op de weg naar een agile werkplek. Net daarom is een softwareplatform zoals Spacewell Workplace Analytics zeer nuttig. Dat helpt je op vijf manieren vooruit bij dit proces.
Geef het kantoor een andere invulling met betere bedrijfsresultaten voor ogen
In een wereld die draait om flexibiliteit, is het kantoor een krachtig hulpmiddel om het welzijn, de betrokkenheid en de productiviteit van medewerkers te bevorderen. Daarom is het raadzaam dat elk bedrijf deze omgeving met voorrang optimaliseert. Toch geven studies zoals de Leesman Index aan dat dit niet het geval is: amper 57 % van de medewerkers vindt dat ze productief kunnen werken op hun werkplek. En dan te denken dat medewerkers de grootste kostenpost (gemiddeld 90 % van de bedrijfsuitgaven zijn salarissen) en de meest waardevolle asset van een bedrijf zijn.
Verzamel informatie over het ruimtegebruik en de omgevingsomstandigheden
Met het platform Workplace Analytics verzamel en verwerk je eenvoudig gedetailleerde sensorgegevens. Zo krijg je niet alleen een nauwkeurig beeld van hoe de verschillende ruimtes gedurende de dag worden gebruikt, maar ook van het niveau van de dienstverlening en het comfort voor de medewerkers. Heel belangrijke informatie als je een gezonde, mensgerichte werkplek wilt opzetten.
Door bijvoorbeeld de binnenluchtkwaliteit in verschillende ruimtes te meten, kunnen facilitymanagers problematische ruimtes of zones met een te hoog risico op de overdracht van virussen en ziekten opsporen.
Lees ook: Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek
Optimaliseer de ruimte en neem de juiste beslissingen
Door de bezetting en het gebruik van verschillende ruimtes bij te houden, kunnen vastgoedafdelingen vaststellen of ze onderbenut zijn of juist te vaak worden gebruikt. Zo kunnen ze het ruimteaanbod eenvoudig afstemmen op de noden van de medewerkers en onnodige vastgoedkosten drukken door overbodige ruimte af te stoten of onder te verhuren.
Zorg voor meer transparantie met een realtimeoverzicht van het kantoorgebruik
Met een analyse- en ervaringsplatform kun je sensorgegevens over plattegronden leggen en die vervolgens weergeven op de smartphones van de gebruikers van een gebouw. Zo zien die realtime welke ruimtes bezet zijn en kunnen ze de geknipte ruimte voor hun taken vinden en reserveren.
Bied activiteitgerichte diensten aan
Een werkomgeving is pas echt agile als ook de dienstverlening flexibel is. Bied diensten daarom niet langer aan met een vast programma, maar op basis van de activiteiten en het werkelijke ruimtegebruik. Op die manier worden ze ingezet waar en wanneer ze het meest nodig zijn.
Dankzij de oplossing van Spacewell stuur je schoonmaak-, onderhouds- en serviceteams altijd naar de juiste ruimte, op basis van de gebruiksgegevens. Zo gaat de kwaliteit van de geleverde diensten erop vooruit en hoeven de teams geen onnodige taken te verrichten, zoals een ongebruikte ruimte schoonmaken.
Samengevat
Tegenwoordig moeten bedrijven niet alleen inspelen op nieuwe hybride werkwijzen, maar hun medewerkers ook proactief flexibele en agile werkplekken bieden. Alleen dan kunnen ze rekenen op maximaal betrokken en productieve medewerkers.
De werkpleksoftware van Spacewell die met het IoT communiceert is ideaal om een agile werkomgeving in te richten en biedt oplossingen op maat van elke organisatie.
