Tot nu toe hebben we ons in deze blogreeks gericht op specifieke gebruikssituaties van het FMIS+-platform, zoals slim schoonmaken en slim reserveren. Toch ligt de waarde van FMIS+ niet alleen in de micro-applicaties, maar ook in de mogelijkheid om macro-applicaties te ondersteunen, zoals de strategische planning van kantoorruimte op lange termijn. FMIS-platformen ondersteunen het beheer van wereldwijde portefeuilles van gebouwen en activa. Ook helpt het FMIS+-product de besluitvorming en de toepassing van lokale en wereldwijde werkplekstrategieën te sturen.
Van ruwe gegevens naar een strategische visie
Hoe scherpt FMIS+ de strategische visie aan? Sensorgegevens bieden na verwerking via krachtige analytische dashboards inzichten die kunnen dienen als basis voor doordachte beslissingen over ruimteplanning. Gebruiksgegevens die over een langere periode zijn verzameld, kunnen een antwoord bieden op vragen zoals:
- Hoeveel mensen gebruiken het kantoor? Wat zijn de piekuren en -dagen?
- Moet ik mijn kantoor vergroten of verkleinen? Zo ja, in welke mate?
- Hoe mobiel zijn de medewerkers op kantoor? Zitten ze het grootste deel van de dag aan hun bureau of verplaatsen ze zich over verschillende soorten ruimtes?
Als de resultaten erop wijzen dat gebouwen onderbenut zijn, kunnen gebouwbeheerders besluiten om opnieuw te onderhandelen over de huurcontracten voor kantoren om overbodige ruimte te schrappen of onder te verhuren en eventueel zelfs te bezuinigen op hele verdiepingen van het gebouw. Toegepast op een hele portefeuille van gebouwen kan de monitoring van het ruimtegebruik een enorm en snel rendement op de investering opleveren.
Toch helpen gebruiksinzichten niet alleen om de bestaande portefeuille te optimaliseren: ze kunnen ook dienen als bron van informatie bij het ontwerp van nieuwe gebouwen en het opstellen van huurovereenkomsten. Als uit de gegevens blijkt dat medewerkers zeer mobiel zijn en de voorkeur geven aan samenwerkingsruimtes, dan kunnen dit soort ruimtes worden uitgebreid in nieuwe ontwerpen. Als de gebruikspatronen erop wijzen dat medewerkers de voorkeur geven aan werkplekken in de buurt van ramen of kamerplanten en werkplekken in de buurt van trappen vermijden, dan kunnen zaal- en zitplaatsinrichtingen in toekomstige ontwerpen hierop worden gebaseerd.
Een echt macroperspectief zou meerdere gegevensstromen combineren, variërend van gebruiks- en comfortsensoren tot tevredenheidsenquêtes bij medewerkers en prestatiebeoordelingen van dienstverleners. In de Leesman-index zou dit een compleet beeld geven van hoe de werkplek in de loop van de tijd aan de behoeften van de verschillende belanghebbenden voldoet, pijnpunten in kaart brengen en helpen bij het ontwikkelen van oplossingen voor een gezonde, goed functionerende werkomgeving.
Kantoorruimte plannen: van inzicht tot toepassing
Maar de kracht van FMIS+ ligt niet alleen in het bieden van een macroperspectief van een gebouwen- of vastgoedportefeuille. Het is zeker zo dat sensoren krachtige inzichten bieden, maar voor de daadwerkelijke toepassing van de nieuwe strategieën is een FMIS nodig. Als een organisatie de kans ziet om een hele verdieping te schrappen, zullen hele afdelingen (met al hun activa) moeten worden verplaatst. Een FMIS helpt bij het plannen en uitvoeren van die verhuizing, van het aanmaken van barcodes voor al het meubilair tot het toewijzen van activa aan nieuwe ruimtes. Bovendien worden ondertussen de inventaris en de gebruikers ervan bijgehouden. Zodra de verhuizing voltooid is, beheert het FMIS de backendondersteuning van de werkplek en wijst het verschillende werkplekken of vergaderzalen toe aan specifieke afdelingen en zelfs personen.
Ook zal het FMIS helpen om de belangrijkste aspecten van de huur- en andere vastgoedovereenkomsten in kaart te brengen, zodat meldingen kunnen worden gegeven bij belangrijke mijlpalen zoals verlengingsdatums. Vastgoedbeheerders kunnen exemplaren van overeenkomsten uploaden als referentie, verantwoordelijken aanstellen als aanspreekpunt en andere KPI’s vastleggen, zodat hele portefeuilles kunnen worden opgevolgd en aan elkaar kunnen worden getoetst.
Opvolging en beheer: dubbel zo krachtig
We zien dat FMIS+ op strategisch niveau de kracht van opvolging en beheer bundelt, waardoor besluitvormers de toekomst kunnen plannen en broodnodige veranderingen kunnen doorvoeren. Realtimegegevens die over langere periodes worden samengevoegd, bieden de nodige inzichten voor een voortreffelijke besluitvorming. Bovendien is het FMIS in staat om beslissingen te vertalen naar een werkelijke situatie, zowel op het niveau van de portefeuille als op het niveau van het individu.
Zowel FMIS als systemen voor slimme gebouwen zijn beschikbaar als afzonderlijke producten, maar in een FMIS+ zijn ze volledig geïntegreerd. Zo worden wijzigingen in het ene systeem automatisch ook in het andere systeem doorgevoerd. Dit is ongelooflijk waardevol wanneer een organisatie plattegronden bijstuurt of andere ingrijpende ontwerpwijzigingen aanbrengt, aangezien ze zo tijd wint en het risico op fouten daalt. En omdat strategische beslissingen over de planning van kantoorruimte gebaseerd zijn op een ruime waaier aan gegevensbronnen, is het veel eenvoudiger om conclusies te trekken als alle informatie op één plaats en in een standaardformaat beschikbaar is.
Deze post over de planning van kantoorruimte is deel 5 van een lopende blogreeks over FMIS+. In vorige posts ging het over het concept van FMIS+ en behandelden we slim schoonmaken, ruimtes slim reserveren en slim werkplekbeheer. Wilt u graag een melding krijgen wanneer een nieuwe post is verschenen of Spacewell nieuwe informatie of kennnis heeft gepubliceerd? Schrijf u hier in.
