- Makkelijk en snel een specifieke werkplek vinden en reserveren in rijkskantoren verspreid over het land.
- Het Workspace Management System (WMS) biedt op anonieme data gebaseerd inzicht om de werkomgeving beter af te stemmen op het gebruik en bij te dragen aan hybride werken, aantrekkelijk werkgeverschap, duurzaamheid en verantwoord omgaan met ruimte.
De Rijksoverheid wil dat in 2027 elke rijksmedewerker zijn of haar werk kan uitvoeren op een locatie die daar het beste bij past. Hybride werken is vanzelfsprekend. Werkplekmanagement ondersteunt deze ontwikkeling. Na een unieke Europese aanbesteding met dialoogdagen met leveranciers en gebruikerstesten met rijksmedewerkers, heeft de Rijksoverheid gekozen voor Spacewell als partner voor de implementatie van een Workspace Management System (WMS).
André Weimar, Directeur Inkoop-, Facilitair- en Huisvestingsbeleid Rijk Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: “Door hybride werken is het gebruik van rijkskantoren echt veranderd. We vinden het belangrijk dat onze mensen veel beter inzicht hebben in de actuele beschikbaarheid van werkplekken en vergaderruimtes en dat zij kunnen reserveren, waardoor we met z’n allen de kantoren beter en makkelijker kunnen gebruiken. Het WMS biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld ook dichter bij huis een werkplek te vinden en te reserveren, waardoor je makkelijker in verschillende delen van het land kunt samenwerken. Over grenzen van organisaties heen, zowel binnen als buiten de overheid, meer in participatie met de samenleving. Ook helpen de inzichten uit het WMS om onze kantoren efficiënter te gaan gebruiken”
Flexibiliteit en zekerheid
Met de werkplekmanagement software zien medewerkers vooraf en realtime op digitale plattegronden waar in een rijkskantoor werkplekken vrij zijn, inclusief de voorzieningen per plek.
Martijn Cové, Gemandateerd Opdrachtgever Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: “Het WMS biedt rijksmedewerkers gemak, flexibiliteit en zekerheid. Iedereen kan met één en dezelfde app een werkplek reserveren in Rijkskantoren verspreid over het land. Dat betekent dat je bijvoorbeeld de ene keer in Amsterdam gaat werken of als team samenkomt en de andere keer in Utrecht of Leiden. Net wat het beste uitkomt qua reistijd, teamsamenstelling of werkzaamheden.”
Waardevolle inzichten
Carina van den Heuvel, Key Account Manager Spacewell: Bij Spacewell zijn we enorm enthousiast over dit project en de manier waarop de samenwerking tot stand is gekomen, met onder meer gebruikerstesten tijdens de selectiefase, zodat rijksmedewerkers een stem hebben gehad in de keuze van workspace management software. Dit kan de adoptie alleen maar ten goede komen. Met de data uit reserveringen en sensoren kunnen we de werkomgeving steeds beter afstemmen op de wensen en behoeften van de medewerkers. We zijn ontzettend blij om hieraan bij te dragen met onze Workplace softwareoplossing.”
Privacy gewaarborgd
Voor zowel de Rijksoverheid als de geselecteerde partner Spacewell is privacy essentieel. Om de daadwerkelijke bezetting te meten, detecteren sensoren of er ‘iets’ of ‘niets’ aanwezig is bij een werkplek. Zonder camera’s. De data uit de reserveringen, bezetting en sensoren zijn geanonimiseerd en niet herleidbaar naar personen.
Workspace management software pilots in rijksoverheidskantoren
De opdracht met een potentiële looptijd van 20 jaar start najaar 2023 met een pilot in rijkskantoren in Den Bosch, Eindhoven, Utrecht, Amsterdam, Den Haag en Leiden. Daarbij worden 14.500 bewegingssensoren geplaatst in acht rijkskantoren vanaf het najaar 2023, tot medio 2024. De investering voor de pilotfase bedraagt 1,5 miljoen euro. Op basis van de inzichten en ervaringen uit de pilot, wordt eind 2024 besloten of het Workspace Management System doorgang vindt en in meer rijkskantoren wordt uitgerold.
Over het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is onder andere verantwoordelijk voor de rijkskantoorhuisvesting, goed werkgeverschap en de ontwikkeling richting hybride werken. Kijk voor meer informatie over de visie van het Rijk op hybride werken op www.watwerktvooronsrijk.nl.
