Bei Loetje (Restaurant Company Europe) treffen Anlagensystem und Vision aufeinander, und es funktioniert!

Über Loetje

Wenn man Loetje sagt, denkt man unweigerlich an das köstlichste Steak. Serviert in der echten Loetje-Soße, mit Pommes Frites und Weißbrot. Ohne Umschweife, mit Leidenschaft und Qualität. Was 1977 als kleine Kneipe und Billardbar begann, ist heute eine Restaurantkette, die sich über die gesamten Niederlande erstreckt. Diesen Sommer eröffnete Loetje seinen 26. Standort in Arnheim, und für das kommende Jahr sind weitere Eröffnungen geplant.

Seit Juli 2020 bildet Loetje zusammen mit Debuut Horeca BV die bedeutende Restaurant Company Europe (RCE). Mit mehr als 75 Restaurant- und Caféstandorten ist RCE die größte Gastgewerbegruppe in den Niederlanden und beschäftigt insgesamt fast 3000 Mitarbeiter. Alle diese Standorte werden zentral von der Hauptniederlassung in Amstelveen aus verwaltet. Neben Loetje besteht das Portfolio von RCE aus mehreren anderen starken Gastgewerbekonzepten mit mehreren Standorten wie Happy Italy, Beers & Barrels, Popo the Mexican und Stan, auch mit einzigartigen Standorten wie Waag in Leiden und De Vooruitgang in Eindhoven.

An dem wunderschönen Standort von Loetje am Fluss Amstel sprachen wir mit Sander Vos (links im Bild), Facility Coordinator bei Restaurant Company Europe (rechts: Jan Van Rabenswaaij, Senior Account Manager Spacewell)

Loetje Anlagensoftware: Wie alles begann

Im Februar 2017 führte Loetje Axxerion als neues IWMS-System ein. Sander, vor fünfeinhalb Jahren noch am Beginn seiner Laufbahn bei Loetje, hatte die Aufgabe, ein IWMS-System für das Facility-Management anzuschaffen und zu implementieren. In seiner früheren Funktion bei D&B Facilities hatte er bereits positive Erfahrungen mit Axxerion gemacht, sodass er sich entschloss, die Lösung genauer zu untersuchen. Die ICT-Abteilung äußerte außerdem den Wunsch, mit Tickets zu arbeiten, und die Marketing-Abteilung wollte sie für operative Zwecke nutzen. Es wurden Lösungen von vier Anbietern geprüft und letztlich wurde Axxerion ausgewählt. Sander erklärt, wie wichtig es ist, genau zu bestimmen, was man benötigt und was man von dem System erwartet, damit sich ein Berater auf diese Anforderungen konzentrieren kann.

„Wir begannen mit dem Ticketmodul, gefolgt vom Vertragsmodul und dem Projektmodul. Das Projektmodul war besonders nützlich, weil viele neue Standorte eröffnet wurden. So hatten wir einen zentralen Ort pro Abteilung, an dem alle Aktionen und Aufgaben aufgelistet waren, und jeder konnte sich einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben noch zu erledigen waren und welche Abteilung welche Aufgaben hatte.”

„Das schafft Struktur, also einen Überblick”

Auch die Personalabteilung arbeitet seit einem Jahr mit Axxerion. Zunächst untersuchten wir die bereits vorhandenen Systeme, bevor wir ein völlig neues System einführten. Sander führte aus, wie Axxerion funktioniert, und da die Standorte bereits mit Axxerion arbeiteten, erwies es sich direkt als ein sehr praktisches Tool zur Erstellung von Tickets für Stellengesuche, z. B. für die Einstellung neuer Mitarbeiter wie Tellerwäscher oder Kellner. Ein Gesuch wird zunächst einem Regionalmanager zur Genehmigung vorgelegt und anschließend in Axxerion an die Personalabteilung weitergeleitet. Die Personalabteilung verknüpft dann Kandidaten mit einem Stellengesuch anstatt, wie sonst üblich, Arbeitsaufträge mit einer Anlagenanforderung. Die Kontaktdaten und der Lebenslauf können ebenfalls verknüpft und der Status hinzugefügt werden, z. B. „neuer Bewerber” oder „Einladung zum Vorstellungsgespräch”. Mehr als 500 Mitarbeiter arbeiten derzeit mit Axxerion, von Vorgesetzten bis zu Filialleitern. Sie alle verwenden das System, um Anforderungen zu erstellen.

Positives Nutzererlebnis

Der größte Teil des Wissenstransfers im Hinblick auf Axxerion erfolgte durch Sander Vos selbst. In 3 Monaten besuchte er 26 Debuut-Standorte, um seine Kollegen in der Verwendung von Axxerion zu schulen. Das verlief reibungslos, und alle lernten schnell, mit Axxerion zu arbeiten. Die Nutzer sind sich einig, dass sie mit dem System leicht Dinge nachschlagen können und dass es einfach zu handhaben ist. Wir haben die Arbeit mit Axxerion so weit wie möglich auf einer grundlegenden Ebene belassen, um sicherzustellen, dass die Verwaltung nicht zu komplex wird. Das macht auch mögliche Erweiterungen deutlich flexibler.