Das Flexoffice ist ein sich rasch entwickelndes Modell der Arbeitsflächenorganisation, das viele Vorteile, aber auch einige Nachteile mit sich bringt. Bevor Sie es einführen, sollten Sie sich darüber bewusst sein und die richtigen Tools einsetzen, um von diesem Konzept maximal zu profitieren.
Was ist das Flexoffice?
Obwohl das Flexoffice – auch als tätigkeitsbezogenes Arbeiten bekannt – nicht neu ist, hat seine Beliebtheit seit der Coronapandemie erheblich zugenommen. Was genau ist also das Flexoffice?
Flexoffice: Definition
Der Begriff Flexoffice bezieht sich auf ein Organisationsmodell, bei dem die Arbeitsflächen entsprechend den Bedürfnissen der Mitarbeitenden konfiguriert werden. Ziel ist es, Komfort- und Ergonomiebedingungen zu bieten, die das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden optimieren.
Das Flexoffice in der Praxis
In der Praxis haben die Mitarbeitenden keine zugewiesenen Schreibtische mehr, sondern teilen sich die gesamte Arbeitsfläche. Je nach Tätigkeit wählen sie eine geeignete Fläche und melden sich mit ihren Anmeldedaten an.
Flexible Flächen umfassen in der Regel unter anderem offene Büroflächen mit flexibler Bestuhlung, Besprechungs- und Gruppenräume, Ruhebereiche, schalldichte Kabinen und Entspannungsbereiche. Und bei einem hybriden Arbeitsplatzmodell können die Mitarbeitenden zumindest teilweise auch von zu Hause aus arbeiten.
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Flexoffice: Vor- und Nachteile
Die Anwendung von Flexoffice-Grundsätzen ist im Allgemeinen für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden von Vorteil. Es ist jedoch wichtig, sich über die möglichen Nachteile im Klaren zu sein sowie die richtige Methode und die richtigen Tools für die Umsetzung in die Praxis zu wählen.
Vorteile des Flexoffice
Im Folgenden erfahren Sie einige der wichtigsten Vorteile eines Flexoffice-Konzepts.
Flexibilität
Die Flexibilität dieser Organisationsform an sich ist bereits ein Vorteil. Vor allem seit der Pandemie haben die Mitarbeitenden möglicherweise unterschiedliche Präferenzen in Bezug auf die Arbeitsorganisation. Während einige es vorziehen, hauptsächlich von zu Hause aus zu arbeiten, ziehen es andere vor, zwischen der Arbeit im Homeoffice und im Büro zu wechseln, oder hauptsächlich am Standort mit ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten. Dank der Flexibilität können alle die am besten für sie geeignete Alternative wählen, während der Zugriff auf die gesamte digitale Arbeitsumgebung bestehen bleibt.
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Durchbrechen der Routine
Durch die Abschaffung von zugewiesenen Arbeitsplätzen werden die Mitarbeitenden regelmäßiger den Arbeitsplatz wechseln. Dies trägt dazu bei, einer Routine entgegenzuwirken, die dem Büroalltag auf lange Sicht oft schadet. Indem den Mitarbeitenden ermöglicht wird, andere Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen oder neue Umgebungen zu entdecken, wird die Zusammenarbeit und die Kreativität gefördert.
Erhöhte Produktivität
Die Freiheit, die den Mitarbeitenden durch eine flexible Organisation gegeben wird, trägt zur Steigerung ihrer Produktivität bei. In einer tätigkeitsbezogenen Umgebung können die Mitarbeitenden die Flächen wählen, die für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet sind. Sie können Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten wählen, in Besprechungs- und Gruppenräumen zusammenarbeiten, ohne andere zu stören, oder im Homeoffice arbeiten.
Weniger Pendelzeit
Pendelverkehr ist für Büroangestellte – vor allem in großstädtischen Regionen – oft ein großes Problem. Das Flexoffice verbessert die Lebensqualität der Mitarbeitenden, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Hybride Arbeit trägt auch dazu bei, dringend benötigte Talente anzuwerben, zu halten und zu motivieren.
Geringere Immobilienkosten
Büroflächen mit flexibler Sitzordnung sind effizienter. Indem sie die Größe des Büros an die physische Präsenz der Mitarbeitenden anpassen, können Unternehmen ihre Bürofläche reduzieren und erhebliche Einsparungen bei Miete, Energieverbrauch und Diensten erzielen.
Optimierte Gesamtfläche
Die Einführung eines Flexoffice-Konzepts in Ihrem Unternehmen eröffnet neue Perspektiven für die Flächenoptimierung. Da die meisten Mitarbeitenden abwechselnd im Homeoffice und im zentralen Flexoffice arbeiten, verringert sich der Büroflächenbedarf für den Betrieb des Unternehmens drastisch. Dies ist eine wichtige Einsparungsquelle für Unternehmen im Dienstleistungssektor, wo Immobilien in der Regel nach den Lohn- und Gehaltskosten die zweithöchsten Ausgaben darstellen.
Nachteile des Flexoffice
Die Anwendung der Grundsätze des Flexoffice bringt auch mögliche Nachteile mit sich, die gut gemanagt werden sollten.
Logistische Herausforderungen
Die Gewährleistung einer effizienten Logistik im Flexoffice kann zu Problemen führen, wenn die Organisation des Unternehmens dem nicht gewachsen ist. Die Arbeitsflächen sauber und funktional zu halten, die Zeitpläne zu verwalten und dafür zu sorgen, dass alle zu jeder Zeit einen geeigneten Platz finden, stellt im Flexoffice eine Herausforderung dar. Bei schlechter Organisation besteht die Gefahr, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben nicht unter optimalen Bedingungen erledigen können oder sogar ungewollt im Homeoffice arbeiten müssen.
Risiko der Unpersönlichkeit und Distanzierung
Ohne zugewiesene Schreibtische oder spezielle Teambereiche kann unter den Mitarbeitenden ein Gefühl der Austauschbarkeit oder Unpersönlichkeit hervorgerufen werden, das sich negativ auf ihre Motivation auswirkt. Es ist daher wichtig, die Arbeitsflächen warm und freundlich zu gestalten und die Qualität der Beziehungen innerhalb des Unternehmens durch gesellige Momente zu erhalten.
Auch die Kommunikation muss trotz der häufigen räumlichen Distanz zwischen den Kolleginnen und Kollegen derselben Abteilung reibungslos funktionieren.
Bedarf an unterschiedlichen Managementmethoden und Kommunikation
Wenn die Managementmethoden nicht an das Flexoffice angepasst werden, können die Vorteile des flexiblen Büros schnell verschwinden. Managerinnen und Manager müssen sich von der alten Denkweise verabschieden, bei der die Präsenz im Büro und das physische Erleben ihres Teams bei der Arbeit wichtig wahr. In einer zunehmend mobilen und über die Cloud vernetzten Welt sollten sie sich stattdessen auf Ergebnisse und Resultate konzentrieren. Die Organisation wird sich auch auf wirksame operative Tools stützen müssen, wie z. B. ein gutes internes und für alle Mitarbeitenden verständliches Kommunikationssystem.
Spacewell Workplace, eine Softwarelösung für das Flexoffice
Dank Spacewell können Unternehmen die Nachteile des Flexoffice minimieren und das Beste aus dieser Organisationsform herausholen.
Kosten senken
Um das Potenzial zur Kostensenkung bei den Arbeitsflächen voll auszuschöpfen, ermöglicht die Büromanagement-Software von Spacewell die Überwachung und Analyse der Entwicklung der Belegungsquote und die Anpassung der Bereitstellung von Flächen.
Flächen an die Bedürfnisse anpassen
Nach der gleichen Logik ermöglicht Spacewell dank der von den Sensoren erfassten Daten die Ermittlung von Belegungsmustern und bevorzugten Arbeitsbereichen. So können Sie die Arbeitsflächen an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen, um deren Leistung und Wohlbefinden zu steigern.
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Ausrüstung verwalten
In einer Flexoffice-Organisation kann es kompliziert sein, den Überblick über die Ausrüstung zu behalten und sie zu warten. Mit einer Software wie Spacewell Workplace (siehe Erklärungsvideo) können Unternehmen ihre Wartungseingriffe optimieren.
Eine großartige Arbeitsplatzerfahrung bieten
Dank Sensordaten in Echtzeit und digitalen Grundrissen auf mobilen Tools können sich die Mitarbeitenden problemlos in einer flexiblen Arbeitsplatzumgebung bewegen. Sie können freie Flächen finden und buchen, ohne herumlaufen zu müssen, und sie können sogar die Temperatur und die Luftqualität in Besprechungsräumen überprüfen.
Abläufe optimieren
Die Arbeitsplatzmanagement-Software ermöglicht es, die Facility Services dank der zahlreichen gesammelten Daten auf die tatsächliche Gebäudenutzung abzustimmen. Dies ermöglicht es den Facility-Abteilungen, effizienter zu arbeiten, die Betriebskosten zu senken und gleichzeitig die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen.
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Die Organisation von Arbeitsflächen nach den Grundsätzen des Flexoffice hat – wenn es richtig gemacht wird – mehr Vorteile als Nachteile. Durch den Einsatz von Software wie der Workplace-SaaS-Plattform von Spacewell können Unternehmen eine erfolgreiche und nützliche Implementierung sicherstellen und gleichzeitig die Betriebskosten senken.
