Investeren in de slimme werkplek rendeert (whitepaper)

Samenvatting

Investeren in de slimme werkplek rendeert

Bedrijven die de werkplek willen verbeteren, worstelen al snel met een waaier aan prangende investeringsvragen. Want ze willen het werk thuis natuurlijk net zo goed ondersteunen als op kantoor. Nu zoveel nieuwe prioriteiten de kop opsteken, rijst al snel de vraag die bij de beoordeling van elk nieuw product opduikt: in welke mate zal dat product beter renderen dan de alternatieven? Met andere woorden: wat met de return on investment of ROI?

Systemen voor slimme werkplekken, die onder andere via hard- en softwareoplossingen de werkvloer fysiek verbeteren, de manier van werken op kantoor stroomlijnen en een positieve werkplekervaring creëren, zijn kosteneffectiever dan vroeger. Maar de investering kan toch nog altijd aanzienlijk zijn. Bedrijven die de ROI van technologieën voor de slimme werkplek bekijken, struikelen vaak over de enorme waaier aan toepassingen. Die zijn niet allemaal voor elk bedrijf relevant, door de verschillen in werkcultuur of omdat een onderneming misschien al gebruikmaakt van een systeem.

Om bedrijven hierbij te helpen, schetsen we in dit document enkele manieren waarop ze voordeel kunnen halen uit werkplektechnologieën met sensoren die erop gericht zijn om het ruimtegebruik en de beleving van medewerkers te verbeteren. Daarbij leunen we sterk op studies van onderzoekers en lichten we zowel de bron als de omvang van het potentiële rendement toe. We reiken ook verschillende benaderingen aan om dat rendement te berekenen. Zo willen we bedrijven helpen om de mogelijke baten van investeringen in hun kantoorruimte in te schatten.

Optimalisering van de ruimte

De ruimte optimaliseren is misschien wel de belangrijkste en meest tastbare bron van ROI op slimme werkplekoplossingen.( AXA case study):Als een bedrijf overtollige ruimte schrapt en daardoor een volledige verdieping of compleet gebouw kan uitsparen, dalen de kosten voor huur, nutsvoorzieningen en diensten niet alleen aanzienlijk, maar is de bezuiniging voor de belanghebbenden ook eenvoudig te meten.Hetzelfde principe geldt voor bedrijven die een toekomstige investering in vastgoed willen vermijden. Als een bedrijf dat wil uitbreiden manieren vindt om zijn huidige portfolio optimaal te benutten, kan het (zelfs als dit niet leidt tot een inkrimping van de ruimte) de investering in vastgoed uitstellen of verlagen.

Er zijn drie benaderingen om de ruimte te optimaliseren: de optimalisering van de oppervlakte richt zich op het beheer van de totale hoeveelheid ruimte, de verdichting staat in het teken van de ideale hoeveelheid ruimte per persoon, terwijl bij een goede ruimtemix de beschikbare types lokalen werkelijk voldoen aan de behoeften van de medewerkers.

Om de oppervlakte van de werkplek te optimaliseren, wordt de totale grootte in vierkante meter van een locatie of portfolio vergeleken met de werkelijke behoeften op basis van de bezettings- en gebruiksgegevens. Concreet wordt het werkelijke gebruik van elk type werkplek afgestemd op optimale benchmarks. Die worden dan bijgesteld voor bijzonderheden die gelden in de sector of het bedrijf. Bij het bepalen van optimaliseringdoelstellingen is het ook erg belangrijk om rekening te houden met de maximale of piekbezetting naast de meer gebruikelijke gemiddelden. Sensortechnologieën voor de werkplek zijn cruciaal bij deze aanpak. Sensoren registreren namelijk continu gedetailleerde gegevens op basis waarvan bedrijven doordachte beslissingen kunnen nemen over de hoeveelheid ruimte die ze moeten toevoegen of schrappen, en wanneer.

Bij verdichting gaat het erom de gemiddelde hoeveelheid ruimte per medewerker af te bouwen door meer personeel onder te brengen op dezelfde oppervlakte. Een werkplek met een goede dichtheid gaat niet ten koste van de beleving of de productiviteit van de medewerkers. Als een bedrijf de vrijgekomen ruimte benut om specifieke lokalen in te richten, kan deze ingreep zelfs leiden tot een meer gevarieerde werkplek. De meest voorkomende vorm van verdichting is de overgang van individuele, vaste bureaus naar kantoorhokjes, zitbanken of een andere open inrichting. Nog een gangbare manier die bedrijven toepassen, is vaste zitplaatsen helemaal afschaffen en het aantal bureaus per medewerker terugschroeven. In zo’n dichte omgeving geven slimme werkplekoplossingen zoals sensoren realtime aan welke ruimtes beschikbaar zijn, zodat medewerkers die snel kunnen vinden. Ruimtebesparing is een mogelijk voordeel van verdichting, maar onderzoekers hebben dichte omgevingen ook in verband gebracht met een hogere productiviteit en een betere samenwerking.

De ruimtemix optimaliseren verwijst naar het herinrichten van samenwerkingsruimtes zoals vergaderzalen of ontmoetingsruimtes om de grootte ervan af te stemmen op het werkelijke gebruikspatroon. Proberen om de vraag naar en het aanbod van ruimte zo op elkaar af te stemmen dat elke ruimte veel of bijna volledig wordt gebruikt: daar draait het doorgaans om. Hiervoor zetten gebouwbeheerders meestal telsensoren in die meten hoe vaak en intensief een ruimte in de loop van de tijd wordt gebruikt, maar er bestaan ook andere sensor- en monitoringopties. De gemeten waarden worden daarna vergeleken met bezettings- en gebruiksbenchmarks om de gecombineerde prestaties van elke ruimte te beoordelen. Op die manier kunnen gebouwbeheerders bepalen welke ruimtes weinig worden gebruikt en idealiter ook zien waarom.

De beleving van de medewerkers optimaliseren

Een optimale beleving van de medewerkers draait om de inspanningen die bedrijven leveren om hun personeel meer bij het werk en de organisatie te betrekken. Betrokken medewerkers blijven namelijk langer in dienst en zijn productiever. Tal van omstandigheden en factoren oefenen een invloed uit op de beleving op de werkplek. Toch schatten sommige onderzoekers dat de fysieke en technologische omgeving elk tot 30 procent uitmaken van de algemene medewerkerservaring.

Uit werkplekonderzoek naar flexibele en veelzijdige ruimtes blijkt dat technologie de beleving van medewerkers kan verbeteren. Flexibele werkconcepten kunnen namelijk alleen vlot functioneren met de hulp van technologie. De toegenomen productiviteit die een aangename werkplek en technologie voor de slimme werkplek mogelijk maken, is in te delen in verschillende categorieën: doelgerichtheid, autonomie, communicatie en reputatie.

Doelgerichtheid beschrijft hoe technologie medewerkers helpt om ruimtes en tools te vinden en te gebruiken voor allerlei taken op kantoor. De term kan ook het vermogen inhouden om medewerkers te koppelen aan ruimtes die passen bij hun persoonlijkheid of behoeften (denk aan concentratieproblemen in een lawaaierige omgeving of omgevingsvoorkeuren), los van de taken die ze uitvoeren. De ruimte op het doel afstemmen is een grondbeginsel van activiteitengericht werken, maar ook de onderliggende logica van andere vormen van flexwerk, zoals in hybride omgevingen.

Autonomie verwijst naar het gevoel van efficiëntie dat medewerkers ervaren als ze hun werkplek op kantoor zelf mogen kiezen. Volgens deze visie is een hogere productiviteit (en een beter talentbehoud) niet alleen het resultaat van goed ontworpen ruimtes die geschikt zijn voor bepaalde activiteiten, maar ook een gevolg van het gevoel van zelfstandigheid en tevredenheid dat voortvloeit uit de mogelijkheid om te kiezen. Dit positieve gevoel leidt dan weer tot betere prestaties.

Het begrip communicatie omvat zowel toevallige ontmoetingen die de creativiteit ten goede kunnen komen als dagelijks teamwerk en het groepsgevoel. Technologie kan het contact op de werkplek vooral bevorderen door het gemakkelijker te maken om collega’s te vinden en de verdichting te ondersteunen.

Reputatie verwijst naar de uitstraling en het imago van het bedrijf als het gaat om talent aan te trekken en te behouden, naast andere voordelen zoals gemotiveerde medewerkers. Onderzoekers leggen een verband tussen een goed presterende werkplek (waar zowel de ruimte als technologie een hoofdrol spelen) en positieve resultaten. Eén daarvan is dat een bedrijf een innovatieve cultuur uitstraalt, waardoor zijn medewerkers het sneller aan anderen zullen aanbevelen.

Naast de vier genoemde categorieën die in verband worden gebracht met een goed presterende, flexibele werkplek, is technologie ten slotte ook een krachtig hulpmiddel om de werkomgeving voortdurend te optimaliseren zodat medewerkers beter presteren. Zo geeft de mogelijkheid om de interactie van het personeel met de ruimte te volgen en te analyseren niet alleen inzichten over de grootte van vergaderzalen waaraan medewerkers de voorkeur geven. Met technologie kunnen bedrijven ook systematisch gegevens verzamelen over de reactie van medewerkers op veranderingen in de inrichting. Een laatste voordeel van technologie is dus dat actieve experimenten op de werkplek mogelijk zijn.

Over het algemeen is de optimalisering van de werkplek goed te illustreren met vereenvoudigde gebruiksscenario’s, maar in de praktijk zijn de berekeningen waarschijnlijk veel complexer. Denk aan een bedrijf dat oplossingen toepast op meerdere locaties, maar voor elke ruimte een andere huur betaalt of in elke vestiging een verschillende loonmassa uitkeert omdat het aantal medewerkers per locatie varieert. Zelfs binnen twee sites van hetzelfde bedrijf in één stad kunnen de resultaten erg verschillen. We lichten een driestappenproces toe waarmee bedrijven die willen investeren in de slimme werkplek hun mogelijke winst kunnen ramen:

1. Bepaal de optimaliseringscenario’s voor elk deel van uw portfolio.
2. Verzamel relevante input voor de organisatie, zowel uit interne bronnen als uit publiek beschikbare benchmarks.(e.g., Cushman & Wakefield’s Global Occupier Metrics database and JLL’s Occupancy Benchmarking research reports)
3. Gebruik de input om de ROI of het break-evenpunt van de technologie te berekenen en betere beslissingen te nemen. Hou er wel rekening mee dat u het rendement van verschillende scenario’s niet noodzakelijk bij elkaar kunt optellen.