PostNord: ruimtemonitoring leidt tot efficiënter ruimtegebruik en meer duurzaamheid

Uitdaging

PostNord is de grootste speler op de markt voor logistieke en communicatie-oplossingen in Scandinavië. Het bedrijf zag in 2009 het daglicht na de fusie van de Zweedse en Deense postdiensten. Maar intussen zijn de markt en de werkomstandigheden drastisch veranderd. Overal ter wereld krijgen postbedrijven aanzienlijk minder post te verwerken. Om relevant te blijven, moeten ze zichzelf heruitvinden en evolueren naar ‘lean’, gedigitaliseerde logistieke bedrijven – en dus ook hun organisatie radicaal herstructureren. Als een bedrijfsmodel verandert, past het gebouw waarin het bedrijf gevestigd is soms niet meer bij de nieuwe aanpak. In dat geval moet het gebouw doordacht worden aangepast, zodat het bedrijf zijn doelstellingen op het vlak van efficiënt ruimtegebruik en duurzaamheid kan halen.

Oplossing

Na een aantal bredere IoT-initiatieven om de dienstverlening te verbeteren en de kosten te drukken, zette PostNord een smart-buildingproject op poten om in kaart te brengen hoe de ruimte werd benut op de bovenste verdieping van het hoofdkantoor in Stockholm (‘Arken’). Met dit proefproject, waarmee 1000 m² en 50 personeelsleden gemoeid waren, nam PostNord alle technische en inhoudelijke aspecten gedetailleerd onder de loep. Het smart-buildingplatform Cobundu voldeed aan alle vereisten op het vlak van gegevensnauwkeurigheid en verzekerde tegelijkertijd de privacy en beveiliging van alle gegevens.

Het project bracht heel wat ideeën voort om het aantal werkplekken te verlagen, de schoonmaaktijd te optimaliseren en het gebruik van de vergaderzalen te verbeteren met behulp van een transparant reserveringssysteem met livegegevens van sensoren.

Na de geslaagde validatiefase besloot PostNord om het project uit te breiden en de oplossing voor ruimtemonitoring ook in het Deense hoofdkantoor in Kopenhagen toe te passen. Daar wordt de oplossing in 2020 ingevoerd voor 555 werkplekken, 39 vergaderzalen en de sanitaire ruimten (34 toiletten).

Resultaat

Sensorgegevens over de bezetting en dashboards geven gedetailleerde informatie over hoe de werkplekken en vergaderruimten precies worden gebruikt. Het bedrijf kan zien welke werkplekken onbemand zijn en welke vergaderzalen zelden worden gebruikt. Met die informatie heeft het bedrijf het aantal werkplekken teruggeschroefd, de bezetting van vergaderzalen verbeterd en de schoonmaaktijdstippen geoptimaliseerd.

Na een organisatorische wijziging en de oprichting van nieuwe bedrijfseenheden wist PostNord tot in detail waar zijn medewerkers aan de slag konden en waar de bezetting al precies op het juiste niveau zat.

Omdat de ruimte in dit gebouw modulair wordt verhuurd, hielp het efficiëntere gebruik ervan PostNord meteen ook om geld te besparen. Zo waren de kosten van het sensorproject al na één maand terugverdiend.