{"id":59653,"date":"2026-09-16T14:45:00","date_gmt":"2026-09-16T12:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/spacewell.com\/?p=59653"},"modified":"2026-09-16T16:19:33","modified_gmt":"2026-09-16T14:19:33","slug":"je-hebt-het-bewijs-al-in-bezit-maar-je-betaalt-nog-steeds-voor-meningen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/spacewell.com\/nl\/resources\/blog\/je-hebt-het-bewijs-al-in-bezit-maar-je-betaalt-nog-steeds-voor-meningen\/","title":{"rendered":"Je hebt het bewijs al in handen. Toch betaal je nog steeds voor meningen."},"content":{"rendered":"
\n\n

Opgesteld in samenwerking met Spacewell en VergeSense.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Bedrijven hebben nog nooit zoveel gegevens gegenereerd over het gebruik van hun werkplek, maar beslissingen over de ruimte worden nog steeds op dezelfde manier genomen als altijd: op basis van prognoses over het personeelsbestand, de verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal bureaus, en een beeld dat is gevormd voordat iemand het daadwerkelijk heeft getest. De informatie waarop die beslissingen zouden kunnen worden gebaseerd, bestaat al, maar deze is versnipperd over IWMS-systemen, platforms voor werkplekervaring, boekingstools, toegangssystemen en wifi, en is vastgelegd als een historisch overzicht van wat er is gebeurd, in plaats van te worden ingezet als gegevens om beslissingen over de toekomst te onderbouwen.<\/p>\n\n\n\n

Maar er is een betere manier. Door de gegevens te bundelen, is ruimteplanning niet langer een traag en duur onderzoek, maar wordt het een beslissing die het bedrijf binnen enkele uren kan nemen op basis van eigen gegevens, en die het kan herzien telkens wanneer de werkplek verandert.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Ruimtelijke planning is nog steeds giswerk, en de beschikbare gegevens worden nog niet benut<\/h2>\n\n\n\n

Over negen maanden moet een huurovereenkomst worden verlengd. Twee verdiepingen lijken onderbenut, maar niemand kan zeggen in welke mate, of welke teams er last van zouden hebben als ze zouden vertrekken. Het personeelsbestand zal naar verwachting groeien. Op maandagen en vrijdagen is de opkomst laag. Het management heeft al een standpunt ingenomen. Dus wordt de beslissing genomen zoals dit soort beslissingen altijd zijn genomen.<\/p>\n\n\n\n

Hetzelfde patroon doet zich voor bij consolidaties, herstructureringen en elke herziening van het hybride beleid. Niet omdat de teams die deze beslissingen nemen onvoldoende grondig te werk gaan, maar omdat het bewijsmateriaal dat de kwestie zou kunnen oplossen, niet voorhanden is op het moment dat ze het nodig hebben.<\/p>\n\n\n\n

Dat bewijs is er. Plattegronden en ruimteindelingen, reserveringen, badgegegevens, wifi, videoconferenties, sensorgegevens, serviceverzoeken, signalen over de werknemerservaring. Het is re\u00ebel, het is specifiek voor trends die zich in uw hele vastgoedportefeuille voordoen, maar bijna niets daarvan wordt meegenomen in de besluitvorming. Het zit verspreid over afzonderlijke tools, die stuk voor stuk zijn gebouwd om vast te leggen wat er is gebeurd, in plaats van te voorspellen wat er vervolgens nodig is.<\/p>\n\n\n\n

De kosten zijn onopvallend, maar re\u00ebel. Vloeroppervlakken die niet aansluiten bij de manier waarop teams werken. Ruimte waarvoor betaald is, maar die ongebruikt blijft. Beslissingen die op basis van instinct worden verdedigd wanneer de financi\u00eble afdeling vraagt hoe het cijfer tot stand is gekomen. De sector voelt de kloof. De vraag naar snellere, op feiten gebaseerde planning neemt toe bij alle klanten waarmee we samenwerken. De vraag die het beantwoorden waard is, is dus: wat is er nodig om ruimte te plannen op basis van hoe mensen daadwerkelijk werken, met behulp van de gegevens die u al hebt?<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Het is nu mogelijk om te voorspellen wat een ruimte nodig heeft<\/h2>\n\n\n\n

Hoe een gebouw wordt gebruikt, is nu een meetbaar feit in plaats van een schatting. Occupancy Intelligence registreert het daadwerkelijke gebruik op het niveau van het gebouw, de verdieping en de individuele ruimte, waardoor u inzicht krijgt in welke ruimtes in trek zijn, welke leeg staan en hoe dat van week tot week verandert.<\/p>\n\n\n\n

De tweede verandering betreft prognoses. Met Predictive Planning van Vergesense is het nu mogelijk om inzicht te krijgen in hoe een bepaald team een indeling zal gebruiken nog voordat er iets wordt verplaatst, waarbij de capaciteit, het effect van een wijziging in het hybride beleid en de juiste mix van ruimtetypes in kaart worden gebracht. Het plan is niet langer een projectie van het verleden, maar wordt een prognose die is gebaseerd op gedrag. De kern wordt gevormd door het Large Spatial Model, het gedragsmodel van Vergesense dat laat zien hoe werkplekken binnen ondernemingen functioneren, getraind op basis van meer dan 250 miljoen vierkante voet aan echte werkplekgegevens.<\/p>\n\n\n\n

Het enige wat je nodig hebt om te beginnen, is een plattegrond. Door de gegevens toe te voegen die je al verzamelt, worden alle prognoses nauwkeuriger, en waar precisie het belangrijkst is, zorgen sensoren ervoor dat de gegevens van een individueel gebouw van een prognose worden omgezet in feitelijke gegevens.<\/p>\n\n\n\n

\n

“De veilige keuze is altijd geweest om consultants in te schakelen en op hun ervaring te vertrouwen. Maar ervaring is geen bewijs, en dat proces verloopt te traag voor de snelheid waarmee werkplekken tegenwoordig veranderen. Het probleem is nooit een gebrek aan meningen geweest. Het is het ontbreken van gegevens om die meningen te onderbouwen, terwijl die gegevens al aanwezig zijn in de systemen waarmee deze teams dagelijks werken.” Dan Ryan, CEO en medeoprichter van VergeSense<\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Uw gebouw- en werkplekgegevens zijn bewijsmateriaal dat erop wacht om gebruikt te worden<\/h2>\n\n\n\n

Dat roept natuurlijk de vraag op: waar komen die gegevens vandaan?<\/p>\n\n\n\n

Voor de meeste ondernemingen is het antwoord het platform waarop ze hun werkplek al beheren. Spacewell beheert het kernsysteem: plattegronden, ruimtehi\u00ebrarchie, toewijzingen en portefeuillegegevens. Het omvat ook de laag van de werknemerservaring, waar mensen dagelijks in aanraking komen met de ruimte, via reserveringen, de mobiele app, de AI-assistent, bezoekersstromen en serviceverzoeken.<\/p>\n\n\n\n

Elk van die interacties is een signaal. Wat er wordt gereserveerd en wat wordt overgeslagen. Hoe teams zich gedurende een kwartaal door een verdieping verplaatsen. Waar serviceverzoeken zich concentreren, wat vaak het eerste teken is dat een ruimte niet goed functioneert. Tegenwoordig worden die signalen gebruikt om uw gebouwen te beheren. Ze kunnen ook worden ingezet voor planningsdoeleinden. Bezettingsgegevens en andere IoT-gegevens verrijken die basis nog verder. Het beste van alles is dat deze gegevens voor veel organisaties al gestructureerd, actueel en in realtime beschikbaar zijn, wat betekent dat u gebruik kunt maken van de bestaande infrastructuur zonder dat er extra financiering of tijd voor installatie nodig is.<\/p>\n\n\n\n

Bedrijfsportfolio\u2019s met honderden gebouwen worden tegenwoordig beheerd via Spacewell, en de basis reikt verder dan alleen de werkplek en de bezettingsgraad. Spacewell koppelt informatie over de werkplek, vastgoed, faciliteiten, onderhoud en energie aan dezelfde onderliggende portefeuille- en ruimtegegevens. In combinatie met de voorspellende planningsmogelijkheden van VergeSense zorgt dit ervoor dat organisaties niet langer alleen hun huidige werkplek begrijpen en beheren, maar ook kunnen voorspellen wat ze in de toekomst nodig hebben.<\/p>\n\n\n\n

Hieraan liggen voor ons beiden twee uitgangspunten ten grondslag. De gegevens blijven veilig en worden beheerd volgens de privacynormen waarop Europese ondernemingen terecht aandringen. En de AI is er om teams op het gebied van vastgoed, werkplekken en faciliteiten sneller en beter ge\u00efnformeerd te maken, niet om hun oordeel overbodig te maken.<\/p>\n\n\n\n

\n

“De werkelijke kosten van giswerk zijn niet alleen maar weer een onderzoek naar de werkplek. Het is de eindeloze tijd die in vergaderzalen wordt besteed aan het bediscussi\u00ebren van aannames zonder een gezamenlijk beeld van de feiten. Door de operationele context van Spacewell te combineren met de voorspellende intelligentie van VergeSense krijgen vastgoed-, werkplek- en financi\u00eble teams \u00e9\u00e9n gezamenlijke, op feiten gebaseerde taal voor portefeuillebeslissingen. Begin met de gegevens die u al hebt, en zet die om in beslissingen die iedereen kan begrijpen en waarop iedereen kan handelen.\u201d Gilles Ghyssaert, Chief Product Officer, Spacewell<\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Hoe dit tegenwoordig in zijn werk gaat, en waarom het mislukt<\/h2>\n\n\n\n

Voor veel organisaties werkt de traditionele aanpak van planning tegenwoordig niet meer. Een onderzoek naar de werkplek duurt drie tot zes maanden en kost tussen de 250.000 dollar en 1,5 miljoen dollar of meer. Het is al verouderd tegen de tijd dat het af is, omdat de omstandigheden op de werkplek in de loop van het onderzoek zijn veranderd. Aanbevelingen zijn vaak gebaseerd op historische verhoudingen en vergelijkbare portefeuilles, in plaats van op de eigen gegevens en omstandigheden van de organisatie. Zodra het personeelsbestand, het beleid of de aanwezigheid verandert, klopt het antwoord weer niet en begint de cyclus opnieuw vanaf nul, meestal met een nieuw aanbestedingsproces.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Een nieuwe aanpak: koppel de gegevens aan de beslissing<\/h2>\n\n\n\n

Wanneer de werkplekgegevens waarover Spacewell al beschikt, worden ge\u00efntegreerd in het Meridian-platform VergeSense, wordt ruimteplanning een continu proces, afgestemd op de unieke omstandigheden van uw organisatie.<\/p>\n\n\n\n

Twee scenario\u2019s illustreren deze verschuiving het duidelijkst.<\/p>\n\n\n\n

Kantoren die u al exploiteert.<\/strong> Spacewell beschrijft hoe de ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Predictive Planning voorspelt wat er vervolgens nodig is. U past de ruimte aan, herconfigureert deze of geeft ruimte vrij op basis van concrete gegevens, in plaats van te wachten tot de volgende huurperiode de vraag opdringt.<\/p>\n\n\n\n

Kantoren die u overweegt.<\/strong> Het gedragsprofiel van uw huidige vastgoedportefeuille toetst een kandidaat-ruimte voordat u een contract ondertekent, en laat zien hoe die vloeroppervlakte op uw medewerkers zou overkomen, in plaats van uit te gaan van een algemene geschiktheid.<\/p>\n\n\n\n

In financi\u00eble termen betekent dit dat er binnen enkele uren in plaats van maanden een plan ligt met daarin besparingen, terugverdientijd en ROI. Het vervangt het onderzoek dat vroeger 250.000 dollar kostte en een half jaar in beslag nam.<\/p>\n\n\n\n

Deze aanpak heeft zich op bedrijfsniveau bewezen: bij een wereldwijd opererend bedrijf in de gezondheidszorg werd $60 miljoen aan leasekosten vermeden, bij een wereldwijd opererende financi\u00eble dienstverlener werd in drie jaar tijd $18 miljoen bespaard en bij een wereldwijd opererend biotechnologiebedrijf werd $13 miljoen aan uitbreidingskosten vermeden.<\/p>\n\n\n\n

Het is vandaag ook al beschikbaar. Klanten kunnen uitgaan van de portefeuille- en werkplekgegevens waarover ze al beschikken, en het model vervolgens stapsgewijs uitbreiden met plattegronden, bezettingsgegevens en andere gedragssignalen, voor zover die beschikbaar zijn.<\/p>\n\n\n\n

De effecten strekken zich uit tot alle belanghebbenden:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Leiders in de vastgoedsector<\/strong> stemmen hun portefeuille af op de manier waarop teams in de praktijk werken.<\/li>\n\n\n\n
  • Leiders op het gebied van werkplekinrichting<\/strong> ontwerpen op basis van daadwerkelijk gedrag en implementeren dit vervolgens in de tools die medewerkers al gebruiken.<\/li>\n\n\n\n
  • Ruimtelijke planners<\/strong> krijgen een onafhankelijk inzicht in elke verhuizing, herinrichting of samenvoeging voordat er budget wordt vastgelegd, en dat binnen enkele uren in plaats van maanden, zonder te hoeven wachten op een extern bureau.<\/li>\n\n\n\n
  • Financi\u00eble leiders<\/strong> krijgen onderbouwde cijfers die actueel blijven, en geen eenmalige presentatie die op aannames is gebaseerd.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    De koers<\/h2>\n\n\n\n

    Ieder van ons heeft de onzekerheid uit de ene helft van dit probleem weggenomen. Spacewell beheert de werkplek en houdt bij hoe deze functioneert. VergeSense zet gedrag om in een prognose van wat een ruimte nodig zal hebben. Het interessante werk dat nog voor ons ligt, is het leggen van de verbinding tussen beide.<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n\n

    Klaar om af te stappen van giswerk?<\/h3>\n\n\n\n

    Praat met onze werkplekexperts over hoe u de gegevens die u al hebt kunt gebruiken om uw ruimtes met meer vertrouwen te plannen, te optimaliseren en aan te passen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n\n