Onderwijsinstelling Stichting BOOR: FMIS voor vastgoedbeheer en meldingen
Stichting BOOR verzorgt het openbaar (speciaal) basisonderwijs, voortgezet onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs in Zuid-Holland. In totaal omvat deze onderwijsinstelling zo’n 75 scholen, waar dagelijks aan ongeveer 30.000 leerlingen wordt lesgegeven. De stichting staat als één van de grootste besturen in het onderwijs voor de uitdaging om haar bedrijfsvoering verder te optimaliseren. De Axxerion software van Spacewell speelt hierin een belangrijke rol; hiermee stroomlijnt de stichting haar werkprocessen en is zij meer dan ooit ‘in control’.
Uitdaging
Er was geen integrale oplossing beschikbaar voor het beheer en onderhoud van het vastgoed. Daardoor ontbrak gedetailleerd inzicht in kosten en opbrengsten van een bepaald object en de verdeling daarvan over verschillende budgetten en kostensoorten.
Verder was er behoefte aan een oplossing waarin vastgoed- en facilitaire meldingen kunnen worden aangemaakt en afgehandeld. De concrete vraag was om een integrale geautomatiseerde oplossing voor vastgoedbeheer te realiseren die:
- een up-to-date, compleet en gedetailleerd beeld beschikbaar maakt voor de hele organisatie
- kosten reduceert voor het onderhoud, beheer en/of updaten van de huidige applicaties
- data en werkprocessen standaardiseert ten behoeve van een uniforme en daarmee effectieve werkwijze
- zorgt vor procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering door het beschikken over sturingsmogelijkheden om directie en management correct, actueel en volledig te informeren
- menselijke handelingen vermindert om zo tot kostenbesparingen te komen
Oplossing
Spacewell partner Xxelerate implementeerde het Axxerion FMIS, waarbij de volgende functionaliteit werd gerealiseerd:
- Beheer van contacten: leveranciers en hun relevante medewerkers, schoolorganisaties en hun relevante functionarissen, etc.
- Beheer van de vastgoedportefeuille: kantoor- en schoolgebouwen, ruimtes, etc.
- Beheer van medegebruik, verhuurcontracten en onderhoudscontracten
- Meldingen ten behoeve van o.a. correctief onderhoud en incidenten bij scholen (ongevallen, geweld, etc.)
- Werkorders voor correctief, preventief en planmatig onderhoud, inclusief control dashboard voor procesoptimalisatie
- Vastleggen van documenten
- Projectbeheer; voeren projectadministratie en budgetbeheer
- Aansturing van facturatie
- Procuratie
- Borgingsdocumenten, om grip te hebben op alle wensen en eisen voortkomend uit wet- en regelgeving (keuringen, certificaten, onderhoudsrapportages, etc.).
- Geautomatiseerde koppeling met het financieel systeem (ProActive), zodat in ProActive
- Een compleet en gedetailleerd beeld over verplichtingen opgebouwd kan worden
- Facturen geautomatiseerd snel gematcht en betaald kunnen worden
- Beheer van de onderhoudsgevoelige elementen (onderhanden)
Resultaat
- E.e.a. resulteert in rapportages op basis waarvan:
- beleid bepaald en bijgesteld kan worden
- liquiditeitsbegrotingen gemaakt kunnen worden
- operationeel bijgestuurd kan worden
“Naast de module servicemeldingen is er ook plaats voor informatie over onze gebouwen, denk hierbij aan verhuurcontracten, gebouwdocumenten en onderhoudsplannen. Alle beschikbare informatie wordt nu op één plek beheerd en is toegankelijk voor alle niveaus binnen de organisatie. Dit betekent voor ons een enorme vooruitgang.”
