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Humankind : des services généraux optimisés grâce au FMAO Axxerion

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Emplacement

Pays-Bas
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Secteur

Organisation non commerciale spécialisée dans la garde et le développement des enfants
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Sites

  • 471 sites répartis dans tous les Pays-Bas (2932 collaborateurs)
  • Le département de gestion des services généraux compte 10 collaborateurs.
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Scénarios

Logiciel FMAO Axxerion de gestion des services généraux basé sur le cloud :

  • Contacts
  • Contrats
  • Inventaire
  • Bâtiments
  • Notifications
  • Gestion énergétique
  • Projets
  • Bons de travail
  • Maintenance lourde/programme de maintenance pluriannuel
  • Catalogue de produits
Un enfant avec de la peinture sur les mains
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Défi

  • Auparavant, les données sur les services généraux étaient éparpillées, dépassées et conservées sur papier, dans des feuilles de calcul et dans la mémoire des collaborateurs, ce qui rendait l’organisation vulnérable.
  • La croissance explosive de l’organisation a mis la qualité des services sous pression.
  • Besoin croissant d’enregistrer des informations uniformes, de les partager de manière sécurisée, de les rendre facilement et rapidement accessibles et de les lier pour une gestion efficace.
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Solution

  • Logiciel FMAO Axxerion de gestion des services généraux. Les fonctionnalités et le modèle de licence SaaS répondent parfaitement à l’ambition d’excellence opérationnelle de Humankind.
  • Assistance de conseillers Axxerion dotés d’une grande connaissance des processus des services généraux pendant la mise en œuvre
  • Convivial sans grande nécessité de formation
  • Adaptable aux besoins de l’organisation : une application standard aux allures de solution sur mesure
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Résultat

  • Toutes les informations sur les services généraux sont centralisées, uniformes et consultables rapidement en tout lieu. De plus, grâce au système de recoupements de données qu’offre Axxerion, les utilisateurs peuvent naviguer très rapidement entre les informations.
  • L’organisation est moins tributaire de la connaissance active de collaborateurs.
  • Les notifications sont réceptionnées et exploitées de manière centralisée et le service au client interne est plus rapide et plus efficace.
  • Le logiciel permet de fournir des services d’une qualité constante et de prendre des décisions fondées.

L’excellence opérationnelle formant la base de nos services généraux, Axxerion est pour nous un fantastique outil.

Dion Roeffen

Gestionnaire Achats, Logistique et Hébergement, Humankind

Qu’est-ce que Humankind ?

Forte de plus de 35 années d’expérience, Humankind occupe une position phare dans le domaine de la garde et du développement des enfants aux Pays-Bas. L’organisation prône une vision pédagogique fondée sur des valeurs humanistes. Humankind croit en la capacité de chaque enfant à grandir et s’épanouir de façon optimale. Dans une communauté où l’attention et le respect pour le cadre de vie sont essentiels. Pour l’homme et la nature. Pour chaque individu et pour soi-même. Dans le présent et le futur. Nous innovons, stimulons, facilitons et réunissons les parties prenantes pour renforcer l’encadrement de l’enfant et des parents. Nous adhérons à ces principes à la fois à l’échelle locale et nationale.

Nous mettons les enfants au défi, nous favorisons leur indépendance, leur responsabilité personnelle et la découverte de leurs talents. Chez nous, les limites sont repoussées. Jamais au détriment de la sécurité bien sûr. Un enfant autorisé à expérimenter, découvrir, décider et commettre des erreurs par lui-même ne cessera jamais de vous étonner. Parce que les échecs d’hier sont les succès d’aujourd’hui.

Chaque semaine, nous accueillons quelque 25 000 enfants grâce à nos 3000 collaborateurs répartis sur plus de 450 sites.

Organisation de la gestion des services généraux

Le département de gestion des services généraux, dirigé par Dion Roeffen, gestionnaire Achats, Logistique et Hébergement, compte 10 collaborateurs. Ceux-ci réalisent des actions de soutien direct en matière de gestion des services généraux pour les sites et les bureaux régionaux (facility desk, hébergement, gestion de la maintenance et des contrats et achats). Quatre collègues travaillent pour le centre de services de Heerlen (réception et gestion des bâtiments) et la direction.

Dion Roeffen : « Principalement, je dirige le département et fais partie de l’équipe de coordination. Je conseille le conseil d’administration et la direction régionale en matière d’hébergement, de politique fournisseurs et de services généraux. Les achats étant centralisés, des accords-cadres conclus avec des fournisseurs locaux et régionaux régissent la politique d’achat. Les sites peuvent demander/gérer des produits et des services conformément à ces accords-cadres. Notre équipe de coordination apporte une orientation et du contenu à la politique de l’organisation. »

« La politique fournisseurs est axée sur des partenariats, des relations durables et la fourniture d’un service optimal aux sites et met l’accent sur un soutien maximal au département de gestion des services généraux. L’excellence opérationnelle formant la base de nos services généraux, Axxerion est pour nous un fantastique outil. »

Expériences avec Axxerion

Les collaborateurs ont émis le feed-back suivant :

  • Le logiciel est convivial.
  • Toutes les informations sont centralisées et rapidement accessibles.
  • Nous pouvons aider le client interne plus rapidement et plus efficacement.
  • Axxerion offre une structure logique qui permet une navigation rapide.
  • Il s’agit d’une application standard aux allures de solution sur mesure.

Conseils sur la mise en œuvre et l’utilisation du FMAO

Dion Roeffen mentionne encore quelques points d’attention :

  • Pendant la mise en œuvre, prévoyez une capacité supplémentaire pour ordonner et introduire dans le FMAO les données de référence.
  • Prévoyez une capacité structurelle interne pour ordonner les données de référence.
  • Commencez par les Contacts, les Contrats, les Bâtiments et l’Inventaire avant de vous attaquer au module Notifications.
  • Veillez à une configuration du portail de notifications ou de l’application aussi simple que possible afin de rendre le logiciel accessible à tous et favoriser son adoption.
  • Réunissez les organisations ayant les mêmes besoins d’information pour permettre un partage des expériences.
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