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Heylen Warehouses choisit les flux de travail flexibles de Spacewell

Secteur

Immobilier logistique

Portée

  • De nombreux projets d’immobilier logistique dans des emplacements hautement stratégiques en Belgique et aux Pays-Bas
  • Plus de 850 000 m² d’espace d’activité logistique créé

Lieu

Herentals, Belgique

Application : gestion de la maintenance

  • Logiciel FMAO Axxerion pour la gestion des demandes et des bons de travail, en lien avec le système de gestion des bâtiments, la gestion des rapports et des accords de niveau de service (SLA)
  • Logiciel O-Prognose pour la maintenance périodique (plan de maintenance pluriannuel) : importation dans Axxerion des opérations planifiées pour suivi par l’équipe d’Heylen Warehouses ou ses sous-traitants

Le défi : gestion de la maintenance des bâtiments logistiques

Heylen Warehouses développe, loue et gère des bâtiments tournés vers l’avenir pour de l’exploitation logistique. Ces bâtiments sont équipés de capteurs qui mesurent en temps réel les variables environnementales et le statut des installations. Grâce à ces technologies de bâtiments, le bâtiment lui-même peut signaler les dysfonctionnements avant même qu’ils ne deviennent graves. Les données sont analysées par des algorithmes et instantanément converties en informations utiles pour les locataires, l’équipe de gestion immobilière et les tiers chargés de la maintenance.

En raison de sa croissance exponentielle, Heylen Warehouses recherchait un système simple permettant de rationaliser la gestion de toutes les demandes de maintenance et de tous les bons de travail. Mais l’enregistrement des tickets par les clients ou par l’équipe d’Heylen Warehouses et le suivi des demandes émanant du système de gestion des bâtiments devaient être aussi simples, aussi traçables et aussi automatisés que possible.

Entrepôt Heylen Heerlen

La solution

Fin 2020, après un processus de sélection rigoureux, Heylen Warehouses a choisi le logiciel Axxerion de Spacewell. Cette solution SaaS constituait pour Heylen Warehouses le choix le plus adapté pour poursuivre la rationalisation, la numérisation et l’automatisation de la gestion de maintenance. Outre les différents modules de FMAO pour l’optimisation des processus, comme les tickets, les bons de travail, les contrats et les fournisseurs, le logiciel permet également d’associer le logiciel spécialisé O-Prognose pour la planification à court et à long terme de la maintenance des bâtiments et des installations. Les rapports d’anomalies constatées dans le système de gestion des bâtiments, les demandes de maintenance des clients dans le portail Web d’Axxerion et les activités de maintenance planifiées périodiquement à partir d’O-Prognose sont convertis en bons de travail qui sont automatiquement affectés au tiers responsable de la maintenance. Le système garde également une trace des heures de travail, des matériaux utilisés et des coûts. De plus, l’équipe peut utiliser les tableaux de bord afin de suivre les performances des fournisseurs et les accords contractuels.

Quais de chargement de Heylen Warehouses
Photo Lenflex.

Les résultats

D’un autre côté, les clients sont guidés vers le portail Web des tickets d’Axxerion et les demandes à partir du système de gestion des bâtiments arrivent également de manière automatique. Le fait de fonctionner avec des flux de travail automatisés dans Axxerion réduit le risque d’erreurs dû à un traitement manuel ou à une perte d’informations. Les clients d’Heylen Warehouses sont également plus que satisfaits de l’accès centralisé à toutes les informations et à tous les documents utiles. Les points d’action récurrents sont maintenant utilisés dans les contacts avec les clients, ce qui non seulement rend le processus plus efficace, mais apporte également une certaine tranquillité d’esprit dans la collaboration. Ce qui a pour résultat une marge d’erreur réduite, une meilleure communication, des économies de temps et de coûts et des clients satisfaits.

L’étape suivante de la mise en œuvre consiste à traiter les demandes du système de gestion des bâtiments de manière entièrement automatique et à les transmettre aux bons partenaires chargés de la maintenance. Les notifications hautement prioritaires transmises par les capteurs sont déjà converties de manière automatique en bons de travail et immédiatement assignées au tiers chargé de la maintenance correspondante. De cette manière, le fournisseur reçoit un aperçu du travail à effectuer avant même que quelqu’un ne remarque un dysfonctionnement dans le bâtiment.

Le chantier de Heylen
Heylen entrepôt

À propos de Heylen Warehouses : une entreprise durable et orientée vers l’avenir

Heylen Warehouses est une entreprise d’immobilier logistique ayant plus de 18 ans d’expérience dans le développement, la location et la gestion de solutions d’entrepôts pérennes. La société travaille pour des entreprises et des marques internationales de premier plan, tant en Belgique qu’aux Pays-Bas, et est considérée comme un acteur important et stable dans le monde de l’immobilier logistique.

La durabilité et l’orientation vers l’avenir font partie de l’ADN de l’entreprise. Outre le développement d’entrepôts sur de nouveaux sites, Heylen Warehouses se spécialise également dans la réhabilitation de sites existants. À cet effet, la société met en œuvre ses technologies de bâtiments : une multitude de capteurs et de mécanismes d’actionnement pouvant faire passer de passifs à actifs une série de composants et d’installations dans les bâtiments. Ceci permet de contrôler à distance notamment l’éclairage, les portes ou le chauffage, et peut être automatisé. Les problèmes peuvent être détectés rapidement et les demandes de maintenance peuvent être envoyées automatiquement par le bâtiment lui-même. Ainsi, des mesures peuvent être prises très rapidement et l’impact négatif sur les opérations peut être réduit au minimum. Parmi les avantages figurent une sécurité accrue, un meilleur confort de l’utilisateur, des opportunités plus nombreuses et bien pensées pour économiser de l’énergie ainsi que des opérations de maintenance préventive et donc génératrices d’économies.

Spacewell permet un suivi simple, traçable et hautement automatisé de toutes les demandes et activités de maintenance dans nos entrepôts logistiques. Cela se traduit par des gains de temps, des coûts réduits et des clients satisfaits.

Pieter-Jan Van Nyen

gestionnaire de biens, Heylen Warehouses

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