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IWMS+ et la gestion intelligente des espaces de travail

Davantage d’agilité dans le travail
18 août 2020

Dans le billet de la semaine dernière, nous avons vu comment les données provenant de capteurs permettent de débloquer de nouvelles fonctionnalités de réservation des pièces au sein d’un IWMS traditionnel. Cependant, les systèmes de réservation — ainsi que des points de contact utilisateur efficacement conçus — ne sont pas seulement utiles à la gestion des salles de conférence et de réunion ; ils sont également essentiels au déploiement de l’agilité sur le lieu de travail. Si, comme dans le cas de la réservation des salles et de leur nettoyage, un IWMS de bonne conception sera performant en lui-même, les technologies de capteurs qui viennent l’alimenter de données en temps réel peuvent apporter un réel stimulus à la productivité tout en améliorant l’expérience utilisateur.

Image IWMS+ et la gestion intelligente des espaces de travail

Promesses et dangers de l’agilité

Pour commencer, il est important de définir ce que nous entendons par un lieu de travail agile. Avant l’introduction de mesures de distanciation sociale, ces dernières années ont vu une tendance croissante à l’abandon des sièges assignés au profit de concepts de travail plus flexibles. Dans un environnement agile, les employés peuvent partager des sièges (hot-desking), être en mesure de choisir librement des sièges dans une zone délimitée, ou — comme au siège social de Spacewell — ils peuvent être autorisés à s’asseoir n’importe où dans le bureau en fonction de leurs préférences et de leurs besoins au cours de la journée de travail.

Dans un environnement entièrement agile, les employés peuvent s’asseoir à un bureau à une fenêtre ensoleillée le matin, préférer un banc commun animé en début d’après-midi, et opter pour une cabine de concentration isolée en fin d’après-midi. En outre, il convient de souligner que non seulement les employés peuvent choisir leur emplacement en fonction de leurs préférences, mais que dans un concept totalement ouvert, les employés de tous les niveaux de l’entreprise partagent les mêmes espaces, ce qui signifie que des rencontres fortuites et des possibilités de mentorat avec les cadres supérieurs sont beaucoup plus susceptibles d’apparaître que dans un lieu de travail traditionnel. Au siège de Spacewell, vous pourriez bien vous retrouver assis à côté de notre PDG pour la journée.

Lorsqu’elle fonctionne bien, les recherches montrent que l’agilité contribue à un lieu de travail accueillant et centré sur l’utilisateur, favorisant la productivité, améliorant la satisfaction des employés et qui contribue à leur fidélisation. Pourtant, les récits effrayants abondent concernant des bureaux surpeuplés dans lesquels les espaces sont difficiles à trouver, les niveaux de bruit entravent le bon fonctionnement, et les employés sont convaincus que le concept d’agilité n’est rien d’autre qu’une démarche insensible de leurs employeurs pour économiser de l’argent. Compte tenu de ces résultats très divergents, il est clair que les enjeux de la mise en œuvre du concept d’agilité sont élevés.

Améliorer l’agilité grâce aux données en temps réel

Quelle est la contribution de la gestion intelligente des espaces de travail ? Les systèmes de réservation comportent plusieurs fonctionnalités capables de réduire les frictions dans le processus de recherche de siège et d’aider les utilisateurs d’un bâtiment à trouver le bon espace de travail au bon moment.

Pour commencer, un système de réservation intelligente peut faciliter la recherche d’une place libre. Une option simple consiste à permettre des enregistrements à distance, où les utilisateurs du bâtiment réservent un bureau pour la journée ou pour quelques heures. Une version plus sophistiquée associe un système de réservation à des capteurs qui indiquent quels bureaux sont effectivement utilisés, ce qui permet aux utilisateurs de trouver facilement une place dans leur partie privilégiée du bâtiment. Ces deux caractéristiques sont de plus en plus importantes, car les employeurs limitent les places disponibles en raison de la distanciation sociale.

Le système d’enregistrement peut encore être amélioré grâce à une fonction de recherche de personnes pour les employés qui choisissent d’y participer. Grâce à cette fonction, les portraits ou avatars des employés peuvent être affichés sur une carte indiquant leur lieu de réservation afin que leurs collègues puissent les trouver plus facilement — une fonctionnalité particulièrement précieuse à l’heure actuelle, où les niveaux élevés de travail à distance font qu’il est difficile de savoir qui est au bureau un jour donné.

Une dernière amélioration du système de gestion intelligente de l’environnement de travail, allant au-delà des réservations, intègre des informations contextuelles. Alors que les utilisateurs peuvent deviner la fréquentation d’une zone en fonction des données d’utilisation mentionnées ci-dessus, des cartographies à code couleur et des alertes d’affluence peuvent faciliter la recherche de zones plus calmes, en particulier sur plusieurs étages ou ailes d’un bâtiment. En outre, d’autres types de capteurs peuvent fournir d’autres informations importantes susceptibles de guider le choix de l’utilisateur. Par exemple, les capteurs de confort peuvent mesurer un large éventail de variables, dont la température et l’humidité. Les utilisateurs peuvent également attribuer une note à leurs espaces, fournissant ainsi des données supplémentaires à leurs collègues. Transmises par le biais d’une application mobile ou kiosque, ces informations contextuelles peuvent permettre aux employés de trouver plus facilement les zones qui correspondent à leurs préférences personnelles en matière de confort.

À l’avenir

Comme les autres fonctionnalités mises en exergue dans cette série, les systèmes de gestion intelligente des espaces de travail sont en constante évolution. L’assistant personnel, une application mobile apportant à l’utilisateur l’ensemble des données des capteurs et des réservations, constitue un intense domaine de recherche particulièrement actif. Bien qu’ils forment déjà un outil puissant, les algorithmes d’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle promettent pour l’avenir des recommandations véritablement individualisées et — grâce à une plus grande intégration dans un large éventail de systèmes des bâtiments — la possibilité de personnaliser des facteurs tels que la lumière et la température. À terme, l’association de l’IWMS traditionnel aux technologies avancées de capteurs vise un meilleur fonctionnement des bâtiments et des concepts d’espaces de travail pour chaque type d’utilisateur. Les systèmes de gestion intelligente des espaces de travail améliorent déjà l’agilité du travail des salariés, des visiteurs et de toutes les personnes qui les appuient.

Ce billet est le quatrième d’une série d’articles consacrée à l’IWMS+. Les articles précédents présentaient le concept de l’IWMS+ et traitaient du nettoyage intelligent et de la réservation intelligente des pièces. Si vous souhaitez recevoir des notifications vous informant de la parution des futures entrées de cette série ou d’autres articles par Spacewell, veuillez vous inscrire ici.

Une série d’articles de Nicole Weygandt

Responsable du département stratégique à Spacewell

Dr. Weygandt est responsable du département stratégique à Spacewell. Elle possède une expérience professionnelle dans les domaines de la finance, de l’énergie et de l’enseignement supérieur. Elle a précédemment travaillé en tant que responsable de la recherche au sein de la société de conseil en financement de projets Taylor-DeJongh et a obtenu des bourses d’études à l’université de Princeton et à l’université Northwestern. Dr. Weygandt a obtenu son doctorat à l’université de Cornell et est diplômée de l’université de Georgetown et de l’université de Chicago.

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