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Créer des services dynamiques sur le lieu de travail grâce à l’IoT [Série « Du capteur à l’information », 7e partie]

26 janvier 2022

L’expérience employé sur le lieu de travail (hybride) est un sujet très actuel. Notre expérience au travail est largement conditionnée par nos collègues, la nature du travail et l’environnement dans lequel nous travaillons, mais les services sur le lieu de travail jouent également un rôle important dans l’offre d’une bonne expérience employé.

Bien que les compétences humaines restent essentielles pour fournir un bon service, les outils logiciels peuvent rationaliser le processus, le rendre plus efficace et réduire les coûts. En outre, l’utilisation des données des capteurs peut rendre les services sur le lieu de travail plus dynamiques et mieux ciblés, afin qu’ils soient fournis en temps opportun. Dans ce billet de blog, nous allons examiner de plus près comment l’IoT peut créer des services plus dynamiques sur le lieu de travail.

Collègues en réunion à midi

L’importance des services et des équipements sur le lieu de travail

77,2 %, c’est le pourcentage d’employés dans le monde qui classent le thé, le café et autres rafraîchissements comme une composante importante du lieu de travail, selon les données de 2021 de Leesman, une société spécialisée dans la mesure de l’expérience du lieu de travail. Un score élevé — plus élevé que l’importance accordée aux niveaux de bruit, par exemple. Surprenant ? Pas tellement. En tout cas, c’est une illustration claire de l’importance que les salariés attachent aux services sur le lieu de travail. Bien que nous ayons tendance à considérer comme acquis un bon café ou des toilettes propres, ils nécessitent une attention quotidienne.

Gérer les services sur le lieu de travail avec des flux de travail intégrés

Le logiciel de FMAO (Facility management assisté par ordinateur) constitue l’épine dorsale d’une exploitation et de services efficaces et axés sur la performance. Un tel système est généralement modulaire et intégré à différents domaines (par exemple les réservations, la gestion des espaces, la gestion des services, les contrats, la maintenance et la gestion des biens). Cela signifie que vous pouvez commencer doucement et étendre le système au fur et à mesure de l’évolution de votre organisation. Lorsque vous ajoutez des domaines FMAO supplémentaires, ceux-ci sont intégrés de manière native à ce que vous utilisez déjà (un avantage clé par rapport aux solutions ponctuelles). Avec une FMAO bien intégré, vous gérez tout en un seul endroit (« source unique de vérité ») et les processus connexes sont connectés. Ainsi, lorsqu’un technicien utilise des pièces détachées sur le site d’un client, les niveaux de stock de maintenance sont automatiquement ajustés. Lorsqu’un seuil prédéfini est atteint, ces pièces sont automatiquement commandées à nouveau. Le temps passé par le technicien sur une intervention est également suivi et utilisé pour la facturation. Enfin, une application mobile permet aux équipes de terrain d’accéder à distance à toutes les informations pertinentes et de gérer leur travail lors de leurs déplacements.

Services dynamiques sur le lieu de travail

Les données des capteurs peuvent améliorer les services des bâtiments et des lieux de travail de diverses manières. Du nettoyage et de la maintenance à la restauration ainsi qu’à l’approvisionnement en équipements. Les capteurs peuvent être configurés pour prendre en charge un seul cas d’utilisation : par exemple, des capteurs de comptage de portes dans les toilettes, qui déclenchent le nettoyage. Les capteurs peuvent également être utilisés pour rendre possibles plusieurs scénarios. Par exemple, les capteurs d’occupation dans les salles de réunion. S’ils servent principalement à mieux connaître l’utilisation de l’espace et à aider les salariés à trouver facilement des salles libres, les données qu’ils génèrent peuvent également être utilisées pour optimiser le nettoyage : en ajustant les fréquences de nettoyage en fonction des tendances d’utilisation, par exemple, ou pour générer un ordre de travail automatique lorsqu’une salle est libérée après une réunion. Il est même possible d’éviter tout nettoyage lorsque la salle n’a pas été utilisée, ce qui permet d’économiser du temps et des fournitures, et, pour le personnel de nettoyage, de se consacrer à d’autres tâches. Pour rendre ces améliorations possibles, le personnel de nettoyage reçoit un appareil numérique qui affiche les ordres de travail sur des plans d’étage numériques. L’hôpital AZMM constitue un exemple d’implémentation : il a équipé son personnel de nettoyage (de plus de 100 personnes) de tablettes numériques, fixées aux chariots de nettoyage pour plus de commodité, fonctionnant avec une application de service intelligente. En éliminant le papier, cette nouvelle façon de travailler a augmenté la capacité et la motivation de l’équipe de nettoyage, a réduit les coûts annuels de nettoyage et a même facilité une réponse plus rapide au COVID-19 (en savoir plus sur l’innovation de nettoyage primée d’AZMM).

Work Assistant

Améliorer l’allocation des ressources grâce à des informations sur leur utilisation

Si la FMAO constitue la base d’une prestation de services efficace et rentable, une plateforme IoT offre des informations supplémentaires en matière d’utilisation. L’utilisation réelle d’un bâtiment évolue constamment et diffère souvent des attentes. C’est plus vrai que jamais par les temps qui courent, caractérisés par l’incertitude autour de l’utilisation des bureaux après la pandémie. Il est difficile de savoir ce qu’il faut ajuster tant que les responsables des environnements de travail n’auront pas compris comment les différents employés utiliseront le bureau dans le nouveau panorama du lieu de travail. Des informations fiables et actualisées quant à l’utilisation d’un bâtiment sont donc plus que jamais essentielles pour une prise de décision intelligente. De toute évidence, les capteurs sont bien meilleurs que les humains pour suivre objectivement l’occupation et l’utilisation. Les données visualisées sur les plans d’étage et les tableaux de bord sont essentielles non seulement à la mesure correcte de l’empreinte des bureaux et à l’optimisation de leur configuration, mais aussi à la planification réussie de services de travail flexibles dans un environnement de bureau modifié. Elles permettent de réagir rapidement à des conditions changeantes, comme dans le cas d’AZMM évoqué plus haut. Au cours des vagues successives de COVID-19, l’équipe de nettoyage d’AZMM a reçu des mises à jour fréquentes sur ses appareils numériques. Ses membres ont pu voir instantanément sur des plans d’étage à code couleur quelles zones leur étaient interdites. Pour renforcer leur sécurité, ils ont également reçu des ordres de travail personnalisés avec des procédures de sécurité, d’hygiène et de désinfection adaptées.

Améliorer la réactivité grâce aux données en temps réel

Les données des capteurs de bâtiment améliorent notre compréhension des schémas d’utilisation générale. Elles nous aident ainsi à ajuster la programmation des services et à optimiser la planification des ressources. Mais les données des capteurs peuvent également permettre une plus grande réactivité en temps réel. Par exemple, lorsque les capteurs détectent des valeurs de température ou d’humidité en dehors de la plage normale, la plateforme peut déclencher un ordre de travail dans la FMAO pour vérifier le système CVC. Grâce aux règles définies dans le logiciel, des alertes automatiques sont envoyées au prestataire de services de maintenance approprié, ce qui permet une résolution plus rapide des incidents et peut même prévenir les plaintes.

Le nettoyage intelligent constitue un autre exemple. Si des capteurs détectent qu’une réunion s’est terminée plus tôt que prévu, la plateforme peut envoyer une tâche au mobile d’un agent d’entretien, afin que la salle nettoyée devienne disponible plus rapidement. À l’inverse, si personne ne s’est présenté, l’agent d’entretien est informé que le bon de travail n’a pas besoin d’être rempli, ce qui permet d’économiser du temps et des fournitures.

Pour la restauration, les capteurs de fréquentation par mesure des pas peuvent fournir des informations utiles à l’ajustement du nombre de repas et permettent de servir les aliments les plus frais possibles. Les capteurs de comptage de personnes peuvent également indiquer la longueur de la file d’attente, afin que le personnel puisse répartir au mieux ses passages à la cafétéria, ce qui permet non seulement, pour les employés, de gagner du temps en faisant la queue, mais aussi d’éviter de faire appel à du personnel de restauration supplémentaire pour faire face aux pics d’activité.

Vue d’ensemble

Comme le suggèrent les cas d’utilisation ci-dessus, les données des capteurs peuvent rendre possibles une maintenance plus intelligente des actifs et des services plus dynamiques sur le lieu de travail. Bien que les avantages soient évidents, la fourniture de tels services n’est généralement pas l’impulsion majeure justifiant l’ajout de la connectivité IoT à une FMAO. Cependant, lorsque vous avez déjà adopté une plateforme IoT pour d’autres cas d’utilisation (l’optimisation de l’espace étant indéniablement la raison numéro un sur le marché), il est parfaitement logique de tirer parti de la plateforme pour rendre également possibles des services plus dynamiques sur le lieu de travail.

N’hésitez pas à nous contacter pour étudier comment les logiciels connectés IoT pourraient profiter à votre entreprise.
Yen Lonneville-Bosmans

Yen Lonneville-Bosmans

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