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CAFM+ und das Coronavirus – Wegweiser für die Zukunft

14. April 2020
Von Adrian Weygandt

Von Adrian Weygandt

Geschäftsführer, Spacewell Americas

Adrian verfügt über fast 20 Jahre Erfahrung in Managementpositionen an der Schnittstelle von Technologie, Finanzen und Wirtschaft. Er hat eine problemlösungsorientierte Denkweise und liebt es, geschäftliche Herausforderungen anzugehen, wobei er auf seine vielfältigen Erfahrungen, sein analytisches Verständnis und seinen Geschäftssinn zurückgreifen kann.

Der moderne Arbeitsplatz befindet sich im Umbruch. Soziale Distanzierung, Quarantäne und Ausgangsverbote rund um die Welt führen in beispiellosem Ausmaß zu einer Verlagerung hin zu Fernarbeit. Während viele Arbeitnehmer Wege finden, Produktivitätssteigerungen zu erzielen, weil sie nicht pendeln müssen, haben andere mit Ablenkung, technischen Verbindungsproblemen und einem Gefühl von Isolation zu kämpfen. Es scheint, dass das Büro, wie wir es kennen, trotz der bemerkenswerten Anpassungsfähigkeit der Unternehmen und ihrer Belegschaften einen Großteil seines Wertes behält. Wenn Gesellschaften Wege finden, die Verbreitung von COVID-19 zu beherrschen, dann kann man an den Arbeitsplätzen Maßnahmen ergreifen, um den Übergang zum „Normalen“ zu erleichtern – und positive Veränderungen für die Zukunft in Gang zu setzen.

Integrated Workplace Management Software (IWMS/CAFM) in Verbindung mit Smart-Building-Lösungen, oder CAFM+, können Unternehmen dabei helfen, in dieser Zeit mehr Sicherheit, Komfort und Vertrauen zu gewährleisten. CAFM besteht aus einer Software-Plattform, die Gebäudedaten zentralisiert und benutzerfreundliche Prozesse erstellt, um die Effizienz zu steigern. Sie kann das Erteilen von Instandhaltungsaufträgen rationalisieren, Reservierungssysteme für das Raummanagement einrichten und bei der Verwaltung von Gebäuden von der Hygiene bis hin zu Finanzen helfen. Smart Buildings-Technologien setzen Sensortechnologien ein, um die Erfassung von Gebäudedaten zu optimieren und diese Informationen für die Entwicklung von Gebäudemanagementlösungen in Echtzeit zu verarbeiten. CAFM+, ein einzigartiges Funktionsangebot von Spacewell, kombiniert diese beiden Technologien, indem es die leistungsstarken Daten und Analysen von Smart Buildings mit den von CAFM ermöglichten Diensten verbindet, um die Gebäudeleistung in Bezug auf Effizienz, Produktivität und Wohlbefinden zu automatisieren und zu optimieren.

CAFM+ bietet außerdem eine besonders leistungsstarke Plattform, um Lösungen für eine veränderte Arbeitsumgebung zu entwickeln. Bei Spacewell unterstützen wir Kunden im Gesundheitswesen bereits dabei, CAFM+-Technologien einzusetzen, um Reinigungs- und Wartungsaktivitäten dort einzuplanen, wo sie am dringendsten benötigt werden. Wir unterstützen Reinigungskräfte auch direkt mit standortbezogenen Informationen, um sie bei ihrer Reaktion auf COVID-19 zu unterstützen. Es ist aber unsere Überzeugung, dass Unternehmen in allen Sektoren – sowohl aus finanzieller als auch aus menschlicher Sicht – erhebliche Investitionserträge erzielen könnten, wenn sie diese Lösungen anwenden, um sich an eine ungewisse Zukunft anzupassen.

Kurzfristige Reaktion auf Umstellungen bei Arbeitsplätzen

Kurzfristig werden sich Arbeitsplätze drei zentralen Herausforderungen stellen müssen, sobald die Arbeitnehmer ins Büro zurückkehren: Bewältigung eines möglichen Wiederauftretens des Virus und Wiederaufnahme der sozialen Distanzierung, Einführung neuer Standards für Hygiene und Nutzung des Arbeitsbereichs sowie Gewährleistung von Komfort und Produktivität der Arbeitnehmer in belastenden Zeiten. CAFM+ bietet Gebäudemanagern mehrere Möglichkeiten, diese Herausforderungen während der Übergangszeit zu lösen. Insbesondere könnten vier Maßnahmen eingesetzt werden, um in dieser Zeit einen sichereren und effizienteren Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Erstens kann CAFM+ durch die Bereitstellung detaillierter Nutzungsinformationen dazu beitragen, dass die Arbeitnehmer in Bereichen, in denen sie den größten Teil ihres Arbeitstages verbringen, räumlich weiter voneinander entfernt sind und so längere Zeiträume einer möglichen Belastung durch Krankheitserreger minimieren. Indem Mitarbeiter und Manager auch bei flexiblen Arbeitsplätzen in Echtzeit wissen, wo andere Personen sitzen, können Gebäudemanager das Risiko einer Belastung bei erneutem Auftreten der Infektion minimieren.

Zweitens können der Bedarf an Kinderbetreuung, Sicherheitsbedenken und andere Faktoren dazu führen, dass viele Arbeitnehmer ihre Rückkehr zur Arbeit verzögern. In diesem Fall kann ein universell einsetzbares Reservierungssystem dazu beitragen, dass Arbeitsstätten und Kollegen darüber informiert bleiben, wer im Gebäude arbeitet – und wo. Durch die Zuordnung der spezifischen Standorte von Mitarbeitern kann der Suchaufwand reduziert und die Mitarbeiterproduktivität gesteigert werden. Darüber hinaus können Gebäudemanager im Falle einer neuen Infektion auf ein Reservierungssystem zurückgreifen, um potenzielle Belastungen zu verfolgen und diejenigen zu identifizieren, die möglicherweise in unmittelbarer Nähe und einem hohen Übertragungsrisiko ausgesetzt waren. Über die Identifizierung von Belastungen hinaus könnte ein solches Reservierungssystem auch Kontaktinformationen verfolgen, so dass die Betroffenen leicht über die Notwendigkeit eines Tests informiert werden können.

Während das Reinigungspersonal an allen Arbeitsplätzen neue Hygieneverfahren umsetzt, könnten drittens gezieltere Hygieneansätze zu mehr Effizienz und Sicherheit führen. CAFM+ mit seinen spezifische Reinigungsaufgaben, die auf die Nutzung des Arbeitsplatzes zugeschnitten sind, könnte dazu beitragen, dass zusätzliche Zeit und Ressourcen für Bereiche mit hohem Risiko bereitgestellt werden, die auf der tatsächlichen Nutzung und nicht auf Nutzungsannahmen basieren. Diese Technologien können sicherstellen, dass Reinigungsprotokolle in der Nähe von Sitzplätzen, die von potenziell belasteten Personen reserviert werden, und nach Zeiträumen einer intensiven Raumnutzung verstärkt werden. Beides wird in Echtzeit verfolgt.

Viertens kann die Kombination dieser Maßnahmen in Verbindung mit anderen Initiativen zur Komforterfassung dazu beitragen, dass die Mitarbeiter beruhigt über die Rückkehr zur Arbeit sein können. Viele Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die sich in viralen Hotspots befinden oder um die Sicherheit schutzbedürftiger Familienmitglieder fürchten, zögern möglicherweise, in ein gemeinsames Büro zurückzukehren, ohne dass nachweisliche Anstrengungen zur Gewährleistung des Wohlbefindens der Mitarbeiter erfolgt sind. Die Einführung und Kommunikation verbesserter Technologien zur Anpassung an veränderte Gesundheitsbedingungen kann für die Mitarbeiter ein starkes Signal sein, dass ihr Wohlergehen Priorität hat – und gleichzeitig Möglichkeiten für zukünftige Verbesserungen schaffen. Wenn mehr über die Umgebungsbedingungen bekannt wird, die die Virenausbreitung hemmen können, dann können auch Komfortsensoren mit Gebäudesystemen verbunden werden, um automatisch das Feuchtigkeits- und Temperaturniveau aufrechtzuerhalten, das das Übertragungsrisiko verringert und einen sichereren und komfortableren Arbeitsplatz für alle schafft.

Der Umgang mit langfristigen Umstellungen bei Arbeitsplätzen

Langfristig bietet die bemerkenswerte Verlagerung in Richtung Fernarbeit auch Umstellungsmöglichkeiten für den Arbeitsplatz. Während es vielen Mitarbeitern schwer fällt, die Produktivität in ihrem Homeoffice aufrechtzuerhalten – sei es aufgrund von Platzmangel, familiären Verpflichtungen oder anderen Ablenkungen -, haben andere festgestellt, dass viele Aufgaben erfolgreich von zu Hause ausgeführt werden können. Während Arbeitsplätze wahrscheinlich von allen oder den meisten Mitarbeiter wieder in die Büroumgebung verlegt werden, wird eine größere Flexibilität für die Fernarbeit wahrscheinlich dennoch zum Trend.1 Wenn ja, dann können Arbeitgeber enorm von einer Neubewertung ihrer Arbeitsplatzanforderungen profitieren, unabhängig davon, ob dies zu einer flexiblen Umgebung, einer Verringerung der Bürofläche oder Änderungen der Instandhaltungspläne führt.

Um eine solche Neubewertung – sei es im Hinblick auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Einsparungen bei Immobilien oder Instandhaltung oder andere relevante Messgrößen – erfolgreich zu gestalten, müssen Arbeitsplatzmanager genau wissen, wie ihre Räume genutzt werden. CAFM+ ermöglicht eine umfassende und ungehinderte Datenerfassung, die Entscheidungen darüber stützen kann, ob auf eine flexible Arbeitsumgebung umgestellt werden soll, wie viel Raumfläche erforderlich sein könnte, welche baulichen Verbesserungen (z. B. Lüftungssysteme) erforderlich sein könnten, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern, wie Reinigungsverfahren angesichts sich ändernder Standards und anderer prozessbasierter oder physikalischer Umstellungen optimiert werden. Die erheblichen Störungen durch COVID-19 werden Verhaltensweisen und Standards ändern und sowohl bessere Daten als auch bessere Tools werden erforderlich sein, um sich schnell und effektiv an die neuen Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes anzupassen.

Was kann Spacewell für Sie tun?

Das Produktangebot von Spacewell bietet Arbeitsplatzmanagern die Tools, um sowohl die kurzfristigen Übergänge als auch die langfristigen Umstellungen zu beherrschen, die für die Minimierung anhaltender Störungen und für eine Leistungsverbesserungen erforderlich sind. Da unsere Produkte für eine sofort einsatzbereite Funktion konzipiert sind, können sie schnell bereitgestellt werden, ohne sich auf teure und umfangreiche benutzerdefinierte Programmierung verlassen zu müssen. Darüber hinaus sind wir der einzige Anbieter2, der sowohl bei CAFM- als auch bei Smart Buildings-Lösungen führend ist. So können wir sowohl Daten sammeln als auch unseren Kunden die Tools zur Verfügung stellen, mit denen diese Informationen in umsetzbare Lösungen übertragen werden. Nicht zuletzt, weil Spacewell Teil der Nemetschek Group mit einer Marktkapitalisierung von über 5,5 Milliarden US-Dollar und einer über 25-jährigen Führungsrolle im Bereich CAFM und Smart Buildings ist, können unsere Kunden im Vertrauen darauf weiterarbeiten, dass Spacewell in diesen turbulenten Zeiten ein stabiler Partner sein wird.

Wir sind uns bewusst, dass der Zugang zu Gebäuden und Hardware kurzfristig eingeschränkt sein kann und dass nicht alle Lösungen sofort implementiert werden können. Viele der Software-Lösungen von Spacewell können jedoch auch ohne Hardware-Installation eine vorläufige Unterstützung bieten. Bitte kontaktieren Sie uns für ein Gespräch, wie wir Ihnen beim Erreichen Ihrer Arbeitsplatzziele helfen können.

1 Eine kürzlich von Gartner durchgeführte Umfrage zeigt tatsächlich, dass fast drei Viertel aller CFOs beabsichtigen, vor Ort vertretene Mitarbeiter nach Beendigung der COVID-19-Krise dauerhaft auf Fernarbeit umzustellen. Gartner (4/3/2020), „Gartner CFO Survey Reveals 74% Intend to Shift Some Employees to Remote Work Permanently” www.gartner.com. [nach oben]

2 Spacewell ist das einzige Unternehmen, das 2019 in den Verdantix Green Quadrant Reports sowohl für Integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme als auch für IoT-Plattformen für Smart Buildings als „führend“ eingestuft wurde. [nach oben]

*Haftungsausschluss: Spacewell und seine verbundenen Unternehmen erheben keinen Anspruch auf medizinisches Fachwissen. Die vorstehende Bewertung basiert auf aktuellen öffentlichen Informationen zu COVID-19, einschließlich Leitlinien der CDC und der WHO. Jede Analyse kann überarbeitet werden, sobald mehr über das Virus bekannt wird.

Wir sind geöffnet. Informieren Sie sich über unsere Lösungen, mit denen Sie Ihr Büro auf die 1,5-m-Welt vorbereiten und in der Zeit nach COVID-19 erfolgreich sein können.